Adressimport via Excel

Für den einmaligen oder wiederkehrenden Import von Adressen als Firmen-Kontakte-Personen in Vertec steht ein generischer Excelimport in die Adressverwaltung zur Verfügung. Die Quelladressen werden in die dafür vorgesehenen Spalten im Excel kopiert und vom Excel in Vertec importiert.

Die erste Zeile mit den Spaltentitel ist geschützt und darf nicht verändert werden. Es dürfen auch keine Spalten hinzugefügt, umbenannt oder entfernt werden. Für kundenspezifische Ergänzungen wie Zusatzfelder oder Stichworte wenden Sie sich bitte an Ihren Vertec Betreuer.

Bitte stellen Sie sicher, dass ein Backup der bestehenden Datenbank vor dem Import vorhanden ist, welches Sie im Fall eines Fehlers zurückspielen könnten.

Die Datei (ab Vertec 6.7) liegt hier zum Download bereit: Vertec Adressimport.xlsm.
Vertec Versionen vor 6.6: Vertec Adressimport vor 6.6.xlsm.
Vertec Version 6.6: Vertec Adressimport vor 6.7.xlsm.

Aus den grünen Spalten mit den Titeln Firma.. wird eine Firmenadresse erzeugt - falls nicht schon vorhanden: Beim Import wird der Firmenname, die Adresse und die PLZ verglichen mit bestehenden Firmenadressen. Stimmen Firmenname, Adresse und PLZ exakt überein, wird keine neue Firmenadresse erzeugt. Stimmen Firmenname und PLZ nicht überein, wird eine neue Firmenadresse erzeugt. Bei abweichenden Schreibweisen (z.B. "Baslerstrasse" vs "Baslerstr.") wird also keine Übereinstimmung gefunden und entsprechend eine neue Firmenadresse erzeugt.

Aus den blauen Spalten mit den Titeln Kontakt.. wird, falls ein Firmenname in der ersten Spalte steht, ein Kontakt erzeugt, sonst eine Person.

Beim Import wird der Firmenname, Adresse und die PLZ verglichen mit bestehenden Firmenadressen. Stimmen Firmenname, Adresse und PLZ überein und besteht der Kontakt mit Vorname und Name noch nicht bei dieser Firma, wird ein neuer Kontakt der bestehenden Firmenadresse angehängt.

Stimmen Firmenname, Adresse und PLZ nicht überein, wird zuerst eine neue Firmenadresse erzeugt, an welche dann der Kontakt angehängt wird.

Aus den blauen Spalten mit den Titeln Kontakt.. wird, falls kein Firmenname in der ersten Spalte steht, eine Person erzeugt, sonst ein Kontakt.

Es wird beim Importieren einer Person nicht überprüft, ob eine Person oder ein Kontakt mit gleichen Vornamen und Namen bereits besteht.

• Betreuer Kürzel: Weist beim Import den in Vertec vorhandenen Bearbeitern die importieren Adressen als Betreuer zu. Die in Vertec definierten Bearbeiterkürzel werden als Eingabe in dieser Spalte erwartet.
• Geschlecht: Hier muss einer der folgenden Werte eingetragen werden: male für männlich, female für weiblich, oder einer der Werte, welche als zusätzliche Geschlechter in den Systemeinstellungen Adressen eingetragen sind.

Es gibt Spalten, in welche nur ein Wert eingegeben werden muss, falls er vom Standard in Vertec abweicht:

• Sprache: falls keine Angabe ist, wird die Standardsprache in Vertec verwendet.
• Kontakt Anrede, Kontakt Briefanrede, Kontakt Grussformel: nur einfüllen, falls nicht die automatisch berechnete Anrede/Briefanrede/Grussformel in Vertec verwendet werden soll.
• Firma Alias, Kontakt Alias: nur einfüllen, falls der automatisch erzeugte Alias in Vertec übersteuert werden soll.

Folgender SQL-Ordner zeigt alle Adressen an, die an einem bestimmten Datum erzeugt wurden:

• Klasse: Adresseintrag
• SQL-Expression Firebird: CreationDateTime >= '\1' AND CreationDateTime < '\1'+1
• SQL-Expression MS-SQL: creationdatetime>="\1" and creationdatetime<cast("\1" as datetime)+1
• Suchdialog anzeigen

Damit können alle Adressen des Importdatums angezeigt werden.