Vertec aus Sicht der IT

Ja, Vertec kann als Zeiterfassungssystem auch mobil genutzt werden. Mit der Phone App können Sie Leistungen, Zeiten und Daten auf Android und iOS per Smartphone erfassen.

Vertec verfügt über eine Schnittstelle zu Microsoft SharePoint Online (Microsoft 365). Der Vertec Vertriebspartner Lean Business AG vertreibt einen M-Files Connector für Vertec. Für das DMS iManage bestehen kundenspezifische Schnittstellen.

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Jedes Treuhandunternehmen hat individuelle Anforderungen – sei es für Mandatsprozesse, Freigaben oder individuelle Auswertungen. In den Einführungsprojekten entstehen Kundenlösungen, die exakt zum Treuhandunternehmen passen. Das Know-how aus den Einführungen fliesst dann zurück in die Weiterentwicklung der Software. Aus verschiedenen Kundenprojekten entsteht so ein gemeinsamer Nenner für Funktionen wie Rechnungsaufteilung oder Fristenverwaltung. Sobald eine abgerundete Funktion fertig ist, veröffentlichen wir diese als kostenlose «Zusatzfunktion» auf unserer Knowledge Base. So wird Branchenexpertise zu Software.
Die praxiserprobten Zusatzfunktionen bieten meist mindestens 80% der benötigten Funktionalität. Die letzten 20% individuelle Anpassung können leichtgewichtig und schnell durchgeführt werden.

Viele Treuhandunternehmen erfassen ihre Leistungen häufig in Excel oder Zeiterfassungstools und übertragen sie dann für die Rechnungsstellung manuell in Word. Das Sekretariat muss von dem Sachbearbeiter oder verantwortlichen Treuhänder für die zu verrechnenden Leistungen eine Freigabe einholen. Nach der Rechnungsstellung schickt es die Rechnung nochmals zur finalen Freigabe. Oft werden dabei Änderungen an den Texten oder den erfassten Leistungen vorgenommen.
Mit einer spezialisierten Treuhandsoftware lässt sich hier viel Zeit sparen. Über Freigabeverfahren wird sichergestellt, dass die richtigen Leistungen auf den Rechnungen erscheinen und die Freigabe von dem verantwortlichen Treuhänder vorliegt. Die Leistungen können periodenweise freigegeben und anschliessend für weitere Anpassungen gesperrt werden. Individuell je Mandat können Sie auch beliebige andere Freigabeverfahren umsetzen. Sie können etwa auf einzelnen Leistungslisten einzelne Leistungen oder auch Leistungen gruppiert freigeben. Einmal monatlich überprüft der Mandatsleiter oder verantwortliche Treuhänder die Leistungen und gibt sie gesammelt für die Fakturierung frei.
Ihr Sekretariat oder die Administration sieht so auf einen Blick, welche Leistungen verrechnet werden dürfen und welche bis zum nächsten Rechnungslauf offen bleiben sollen. Durch die Freigabe von Leistungen sind weniger nachträgliche Anpassungen an den erstellten Rechnungen erforderlich. Und die interne Kommunikation wird auf ein Minimum reduziert

Ein neues Angebot legen Sie in Vertec auf einem bestehenden Mandat an. Sie wählen die Tätigkeiten (Leistungen) aus und ordnen diese dem Angebot zu. Anschliessend erfolgt die Budgetierung. Ein klarer Vorteil: Durch die direkte Verknüpfung zwischen Mandatsplanung und Angebot sparen Sie wertvolle Zeit.