Das integrierte CRM und ERP für Softwarehersteller

Ja, in Vertec können Sie mit der Funktion Opportunitäten auf Ebene Kontakt/Firma oder Projekt/Phasen Verkaufschancen mit Betrag, Wahrscheinlichkeit, Datum hinterlegen und auswerten.

Die Zusatzfunktion Opportunitäten ermöglichen Ihnen einen visuellen und tabellarischen Überblick der offenen Verkaufschancen. Die vielfältigen Auswertungsmöglichkeiten beinhalten z. B. eine Jahresübersicht der geplanten Abschlüsse.

Ja, Vertec kann als Zeiterfassungssystem auch mobil genutzt werden. Mit der Phone App können Sie Leistungen, Zeiten und Daten auf Android und iOS per Smartphone erfassen.

Oft begegnet uns in Beratungsunternehmen dieses Szenario: Daten werden nicht zentral vorgehalten und befinden sich stattdessen verstreut an unterschiedlichen Orten. CRM Daten hier, erfasste Leistungen dort. Für die Prozesse entlang der Wertschöpfungskette werden diverse Insellösungen eingesetzt.

Es gibt keine «single source of truth», das Finden von Daten wird zur lästigen Zeitverschwendung. Schlimmer noch, die unterschiedlichen Daten können nicht in Zusammenhang gebracht werden.

Daten zentral verwalten mit Vertec

Vertec ermöglicht Ihrem Unternehmen Durchgängigkeit im Datenmanagement. CRM-Informationen, Leistungserfassung, Spesen, Rechnungen, Projektcontrolling und vieles mehr befinden sich gebündelt in einem System. Einmal erfasste Daten verwenden Sie in diversen Prozessen. Einige Beispiele:

• Abwesenheiten in der Ressourcenplanung sehen
• Erfasste Leistungen und Spesen mit einem Klick auf Rechnung übertragen
• Aktivitäten zu einem Kontakt gebündelt in Outlook sehen

Vielen Beratungsunternehmen fehlt die optimale Übersicht. Wie ist der Stand auf meinen Projekten? Wer hat wie viele Stunden auf welchem Projekt gearbeitet? Haben überhaupt alle Mitarbeitenden ihre Leistungen korrekt erfasst? Kommt es hier zu Unregelmässigkeiten, verzögern sich Folgeprozesse wie Abrechnung und Controlling.

Das Problem zieht immer weitere Kreise. Wie viel Projektbudget steht überhaupt noch zur Verfügung? Oder: Welche der laufenden Projekte sind eigentlich am profitabelsten? Steht denn in nächster Zeit noch genug Personal zur Verfügung, um weitere Projekte anzunehmen?

Übersicht behalten mit schlankem Controlling

Vertec schafft Ordnung und bietet Ihnen ein transparentes Projektcontrolling, das solche und weitere Fragen schnell beantwortet. Auf Knopfdruck stehen die zentralen Kennzahlen zur Verfügung. Mit dem integrierten CRM und ERP lassen sich Honorare, Kosten, Deckungsbeiträge und vieles mehr übersichtlich visualisiert darstellen.

So soll es sein: Bei guter Auftragslage laufen viele Projekte parallel, die Mitarbeitenden scheinen alle ausgelastet zu sein. Oder doch nicht? Die Ressourcenplanung Ihres Teams ist Voraussetzung für effiziente und erfolgreiche Auftragsabwicklung.

Bald ist Ferienzeit. Auf welchen Projekten arbeiten eigentlich Frau Feller und Herr Keller momentan und in den nächsten Monaten? Es wäre wichtig, dass sie noch Aufgaben übernehmen könnten, die durch das Onboarding neuer Kunden hinzukommen. Wer wäre eigentlich verfügbar, wenn einer der beiden ausfällt?

Ressourcen ideal verplanen

Mit Vertec erhalten Sie per Knopfdruck Antworten auf wichtige Fragen wie diese und stellen zugleich einen optimalen Personaleinsatz sicher. Planen Sie Ihre Mitarbeitenden vorausschauend auf Projekte und lassen Sie sich Verfügbarkeiten und Überlast auch visuell in Vertec anzeigen.

Projektstatusmeetings sind echte Zeitfresser: Aufwändige Excel-Tabellen werden gepflegt und Projektleiter müssen die Zahlen vor dem Termin auf den aktuellsten Stand bringen. Budget, erbrachte Leistungen, abgerechnete Leistungen, Fremdkosten, Fertigstellungsgrade und die persönliche Einschätzung des Projekts sind feste Bestandteile. Doch kaum ist das Projektstatusmeeting vorbei, ist der Statusbericht schon wieder veraltet. Denn der Projektstatus ändert sich permanent.

Mit Vertec als Projektmanagement Software für die Verwaltung Ihrer Projekte, kennen alle beteiligten Mitarbeiter immer den aktuellen Projektstand. Die wichtigsten Kennzahlen wie SOLL/IST-Vergleich des Budgets, Fertigstellungsgrad, Abarbeitungsstand einzelner Tasks (Aktivitäten), offene Leistungen und Drittkosten sowie Ressourcenverfügbarkeit werden zentral erfasst.

Um die Deckungsbeiträge, Rentabilität und den Abschlusstermin eines Projekts im Auge zu behalten, sind Budget-Controlling und Fertigstellungsgrad entscheidende Faktoren. Den Fertigstellungsgrad eines Projekts ermittelt man in Vertec am besten über einen Vergleich von fehlenden Stunden mit verfügbarem Restbudget. Für manche Projekte kann man mithilfe von Earned Value Analysen noch weiter gehen und die Werthaltigkeit der Projekte ermitteln. So ist auch eine Leistungsabgrenzung für Geschäftsabschlüsse möglich.

In Vertec können Sie Ihr individuelles Projektcontrolling umsetzen und spezielle Anforderungen einfach ergänzen. Aufgaben lassen sich hier projektbezogen verwalten und den zuständigen Mitarbeitern zuordnen. Mit der Vertec Ressourcenplanung sehen Sie zudem, wer mit welchen Verfügbarkeiten an den jeweiligen Projekten arbeitet.

Viele IT-Dienstleister stellen ihren Kunden wiederkehrende Rechnungen. Für Softwareentwickler bzw. Softwarehersteller sind dies meist Wartungsrechnungen oder Mietlizenzen, für Beratungsunternehmen Kontingente für Beratungsleistungen. Die Anforderungen sind dabei oft sehr unterschiedlich und können auch an Bedingungen geknüpft sein. Die wiederkehrenden Beträge sind etwa ein Prozentwert von einem Lizenzpreis und abhängig von den Modulen oder Paketen. Die Herausforderung besteht darin, dies in der CRM-Software sinnvoll abzubilden.

Der administrative Aufwand, regelmässige Beträge manuell abzurechnen, ist hoch. Es schleichen sich schnell Fehler ein. Mit einer softwaregestützten Abrechnung können Rechnungen (teil-)automatisiert werden. Auch bei einer steigenden Anzahl von Kunden bzw. Rechnungen entsteht in der Administration so kaum Mehraufwand. Zudem können Sie zu den regelmässigen Einnahmen einfach Forecasts über die zu erwartenden Umsätze abbilden. Voraussetzung dafür ist, dass Sie wenig bis keine Sondervereinbarungen mit Ihren Kunden treffen.

Je nach Detailanforderung gib es in Vertec dafür mehrere Lösungen:

Option 1: Wiederkehrende Teilrechnungen bis zu einem definierten Gesamtbetrag

Wird mit dem Kunden ein Gesamtbetrag für ein Projekt vereinbart, welches in regelmässigen Intervallen wiederkehrend abgerechnet werden soll, kann Vertec die vereinbarten Teilrechnungen automatisch generieren. Sie können pro Projekt einen Budgetwert für die gesamte Laufzeit hinterlegen. In einem weiteren Schritt definieren Sie das Rechnungsintervall und den abrechenbaren Pauschalbetrag. Die einzelnen Schritte lassen sich mithilfe von Scripts auch automatisieren.

Option 2: Wiederkehrende Rechnungen über einen definierten Zeitraum

Alternativ können Sie für die Erzeugung von Wartungsrechnungen über eine definierte Laufzeit Vorschussrechnungen erstellen. Dafür wird eine Projektphase «Wartung» angelegt und mit dem Gesamtbetrag über die Laufzeit budgetiert. Anschliessend legen Sie ein Abrechnungsintervall fest und erzeugen die Vorschüsse, die auf Wunsch dann zum Fälligkeitsdatum automatisiert erstellt werden.

Option 3: Abbildung nach individuellen Vorstellungen

In Vertec können neben den Standard-Funktionen auch individuelle Anforderungen eingerichtet werden. Folgendes Beispiel hat sich bei mehreren Kunden etabliert: Die Abrechnung von Lizenzen und Wartungsbeträge (SSV=Softwareservicevertrag) läuft über die Ebene der Projektphasen. So können Sie das gesamte Implementierungsprojekt übersichtlich darstellen und phasenspezifisch auswerten.

Die Beträge für die Softwareserviceverträge werden auf Basis des Lizenzwertes ermittelt. Je nach Laufzeit des Vertrages ändert sich der Prozentwert auf dem Lizenzbetrag. Die einzelnen Wartungsverträge lassen sich dann global abfragen, wie in dem unteren Screenshot dargestellt. Für eine belastbare Aussage zu den zukünftigen Einnahmen über die Wartungsverträge kann diese Abfrage in Zeiträumen eingegrenzt werden.

Lizenzverkäufe und die Abwicklung von Wartungsverträgen können Sie in Vertec zentral abbilden, auswerten und abrechnen. Voraussetzung dafür ist, dass Sie wenig bis keine Sondervereinbarungen mit Ihren Kunden treffen. Darüber hinaus sollten Sie festlegen, inwieweit eine Automatisierung Ihrer Prozesse sinnvoll ist.

Wie gross ist Ihr Softwareportfolio? Wie viel Zeit benötigen Sie heute für das Lizenz- und Wartungsmanagement? Sind die Berechnungsgrundlagen eindeutig? Die Antworten auf diese Fragen bilden die Grundlage für die Einrichtung der Automatisierung.

Die Abbildung in Vertec bietet dann folgende Vorteile:

•     Projektmanagement: Werten Sie Lizenzerträge pro Projekt aus.
•     Key Account Management: Erkennen Sie, bei welchem Kunden was im Einsatz ist und identifizieren Sie so Up- und Cross-Selling Potentiale.
•     Vertragsmanagement: Behalten Sie alle Verträge im Blick: Sehen Sie, wann welche Verträge auslaufen und erneuert werden müssen.
•     Administration: Fakturieren Sie Lizenzen oder Wartungsverträge per Knopfdruck. Bei den jährlichen Verlängerungen der Wartungsrechnungen können Sie so den internen Aufwand verringern.
•     Cash Flow Analyse: Analysieren Sie, welche Vertragsverlängerungen wann in Rechnung gestellt werden können und prognostizieren Sie Ihre Einnahmen für die folgenden Monate verlässlich.
•     Eigene Produktbewertung: Überprüfen Sie Ihr eigenes Portfolio. Welche Lizenzen sind die «cash cows», welche die «poor dogs»?

Ausführliche Informationen zum Lizenzmanagement mit Vertec erhalten Sie im Knowledge Base Artikel Lizenzverkauf und Serviceverträge.

In Rahmenverträgen werden mehrere Projekte in einem gewissen Zeitraum zu fest verhandelten Konditionen abgewickelt. Meist sind darin Zeitraum, Gesamtbudget, Kosten je Stunde, je Mitarbeiter oder Preisstaffelungen geregelt. In Vertec können Sie Rahmenverträge ganz individuell nach Ihren Anforderungen erstellen und auswerten. Auf dem Rahmenvertrag können Sie individuelle Felder erstellen, abfragen und controllen.

Wenn Sie Ihre Rahmenverträge in Vertec abbilden und pflegen, haben alle berechtigten Mitarbeiter zentral Zugriff auf den aktuellen Stand. Die manuelle Nachpflege entfällt. Die erfassten Leistungen aller Mitarbeiter fliessen sofort in die aktuellen Projektstände ein und individualisierbare Auswertungen je Kunde, Rahmenvertrag, Vertragsart oder Projekttyp sind einfach zu ermitteln. So erkennen Sie die jeweilige Rentabilität auf einen Blick. Änderungen oder Erweiterungen an den Rahmenverträgen sind jederzeit, auch im laufenden Betrieb, unkompliziert möglich.

Die Vorteile, Ihre Rahmenverträge in integrierter Software individuell abzubilden und zentral zu pflegen sind:

• Zentraler Zugriff aller Mitarbeiter auf den aktuellen Stand der Rahmenverträge
• Keine manuelle Nachpflege notwendig, die erfassten Leistungen aller Mitarbeiter fließen sofort in die aktuellen Projektstände ein
• Individualisierbare Auswertungen je Kunde, Rahmenvertrag, Vertragsart oder Projekttyp, um somit die jeweilige Rentabilität einfach zu ermitteln