Wie viel Migration darf es denn sein?

Wenn ein Vorgängersystem abgelöst wird, ist die Datenmigration immer ein heikles Thema. Will man lieber einen Neustart und mit dem neuen System auf der grünen Wiese starten, allenfalls (vereinzelte) Stammdaten wie Adressen übernehmen, oder soll eine Vollmigration realisiert werden, in der auch die gesamte Historie migriert wird?

Spannend, was sich da in der Geschäftsleitungssitzung gerade abspielt: Senior-Chef Christian und Junior-Chef Daniel haben sich für die Ablösung ihres Altsystems durch ein neues CRM und ERP entschieden. Sie diskutieren gerade wie viele und welche der Daten sie aus dem Altsystem ins neue überführen wollen.

Daniel: Wir sollten möglichst schlank starten und keinen Ballast ins neue System übernehmen. Wir könnten die Adressen ja vom Admin-Team oder einem Studenten manuell erfassen lassen. Die Mandate müssen wir ja eh neu anlegen.

Christian: Als ich vor Jahren unser heutiges System eingeführt habe, haben wir von Anfang an auf gut strukturierte Daten geachtet. Diszipliniert haben wir sämtliche Aktivitäten auf den Kontakten erfasst! Diese Kundenhistorie hat einen enormen Wert. Diesen Daten sollten wir nicht nur Sorge tragen, sondern auch unbedingt ins neue System überführen.

Daniel: Ja, den Wert dieser Daten sehe ich! Aber bedenke, dass in jeder "gewachsenen" Adressdatenbank Datenleichen und allenfalls Doubletten sind, die wir unbedingt identifizieren und eliminieren sollten. Das ist eine nicht zu unterschätzende Arbeit. Und weil nur wir unsere Kunden und potentiellen Kunden kennen, können auch nur wir das tun. Diese Arbeit kann uns niemand abnehmen! Dies bedingt eine zeitraubende, manuelle Bereinigung im Altsystem.

Christian: Ja, aber dieser Aufwand lohnt sich. Und auch in den Mandatsdaten steckt viel Erfahrung. Ein ausgeklügeltes Tarifsystem, all die Daten unserer Mitarbeiter. Ich plädiere ganz klar für eine Vollmigration. So haben wir die vollständige Historie auch im neuen System und damit auch die Auswertungen verfügbar, ohne Bruch durch ein künstliches Stichdatum.

Daniel: Aber wieso brauchen wir die Spesen von 1995 denn noch? Gleichzeitig befürchte ich, dass wir uns eine solch aufwändige Vollmigration gar nicht leisten können.

Christian: Das kann doch nicht so teuer sein. Schliesslich sind wir ja nicht die erste Firma, die eine solche Migration machen möchte. Ist das nicht Standard?

Daniel:  Nein, denn für jede Info z.B. PLZ auf einer Adresse, der Währung auf dem Mandat oder der Beschäftigungsgrad eines Mitarbeiters muss der Datensatz aus dem Vorgängersystem am richtigen Ort im neuen System "ankommen".

Christian: Gut, wir können ja den ERP-Experten beauftragen, ein Daten-Mapping zu erstellen!

Daniel: Ja, einverstanden. Was wir dann aber auch noch beachten müssen ist, dass wir bei einer Vollmigration die Probe-Migrationen dann genau anschauen müssen. Solche Migrationen sind komplex und wir müssen uns im Klaren sein, welche Kontrollen wir machen (z.B. Summe der offenen Leistungen). Auf jeden Fall bedeutet dies Aufwand auf unserer Seite. Und das kann nicht jeder in unserem Unternehmen machen. Idealerweise ist das eine erfahrene Führungskraft, die unsere Firma und Prozesse in- und auswendig kennt, die Plausibilität der migrierten Daten prüfen kann und Lust hat, Fehler zu finden. Da fällt mir kein Besserer ein als Du.

Christian: Danke fürs Kompliment! Ein grosser Vorteil ist, dass ich das Altsystem sehr gut kenne. Wir kommen an die Altdaten heran und diese sind konsistent, da gibt es keine Links ins Nirvana.

Daniel: Ja! Übrigens, was wir so oder so sicherstellen müssen ist, dass wir rechtzeitig ein Stichdatum definieren für den "scharfen" Übergang vom Alt- auf das Neusystem. Da wird es eine kurze Zeit geben, wo wir keine Daten pflegen können. Danach müssen wir dann durchsetzen, dass unsere Mitarbeiter nur noch im neuen System Daten eingeben und pflegen!

Christian: Ja, ja, aber hierfür ist es noch etwas früh. Lass uns doch nun zu den anderen, traktandierten Punkten (Punkten auf der Tagesordnung) übergehen…

Wir sehen, das Thema Migration ist nicht nur ein GL-füllendes Thema. Jede Migration ist facettenreich und nicht trivial. Ein Trade-off zwischen möglichst automatisiert, zu einem hohen Preis und wenig automatisierter bzw. manueller Migration, mit wenigen Kosten.

Stets werden die Pros und Cons diskutiert und schliesslich ein Entscheid gefällt. Dabei handelt es sich in aller Regel um einen Kompromiss. Dieses für die entsprechende Firma definierte Optimum gilt es dann umzusetzen. Vertec hat für diese Fälle einen Plan und vor allem fundierte Erfahrungen in der Ablösung von Vorsystemen mit entsprechender Migration von Kundendaten.

Wie werden sich Christian und Daniel wohl entscheiden?

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