Vertec und AI – Opportunitäten finden in den richtigen Bereichen

Die Entwicklungen im Bereich AI beobachten wir als Software-Hersteller interessiert und neugierig. Besonders in der Anwaltsbranche haben die Fortschritte beachtlich an Tempo gewonnen. Wo gibt es im Produkt Vertec zukünftig Opportunitäten, um die Vorteile von AI gewinnbringend und sicher zu nutzen? Diese Frage treibt auch viel unserer Kunden um.

Unsere Gedanken zu AI in Vertec gliedern wir nach den beiden Funktionskategorien CRM und ERP. Wir erkennen wichtige Unterschiede zwischen strukturierten Daten (ERP) und unstrukturierten Daten (CRM, Dokumente, Suche).

Erster konkreter Anwendungsfall Belegerkennung Spesen

Den ersten konkreten AI Anwendungsfall konnten wir im Bereich der Spesenerfassung umsetzen. Eine detaillierte Beschreibung liefert der Blogartikel (Link). Aktuell läuft eine Public Beta, zu der alle Vertec Kunden eingeladen sind. Informationen dazu bieten wir im Vertec Forum .

AI unterstützt Vertec User durch die vollautomatische Erkennung der Beleginhalte. Der Ablauf ist denkbar einfach. Sie erfassen den Beleg mit der Phone App, oder auch via Web App oder Cloud App. Vertec nutzt einen AI Dienst, um die relevanten Daten im Beleg zu erkennen. Im nächsten Schritt werden die Daten in Vertec geschrieben. Wichtige Details wie den korrekten Mehrwertsteuersatz und die Währung erkennt das System automatisch.

Typische Belege erkennt das System mit hoher Genauigkeit, sogar handgeschriebene Spesenbelege liefern ansprechende Resultate. Damit erreichen Anwender eine greifbare Effizienzsteigerung im Arbeitsalltag.

Umgang mit strukturierten Daten im ERP-Teil

Im ERP-Teil von Vertec behandeln wir vor allem strukturierte Daten und da ist AI kein natürlicher Partner. In den allermeisten Anwendungsfällen will man von einem ERP «deterministische» Resultate. Verträge, Stundensätze, MwSt. etc. sind eigentlich nicht durch eine Software «verhandelbar». Unsere Umsetzung der Belegerkennung zeigt schön auf, dass die AI beim Erkennen unterstützen soll, nicht aber Fantasie entwickeln darf.

ERP Daten basieren auf Regeln, die im System hinterlegt werden. Das können Vereinbarungen zwischen Vertragsparteien sein, aber auch gesetzliche Vorgaben. Raum für Kreativität gibt es hier keine.

Werfen wir einen Blick auf die neun Aufgabengebiete , die mit Vertec ideal abgedeckt werden. Zwei der neun Aufgabenbereiche haben durchaus Potenzial, zukünftig durch AI noch mehr Nutzen zu bieten: Ressourcenplanung und das Auswerten von Kennzahlen.

Potenzial im CRM-Teil und der Suche

Der CRM-Teil basiert auf den Beziehungen und Kontakten zu Kunden, Lieferanten, Partnern und weiteren Gruppen. Die Kontakthistorie setzt sich zusammen aus einem Feed unstrukturierter Daten. Oft stehen gleich mehrere Personen aus verschiedenen Teams im Kontakt zu diversen Ansprechpartnern auf Kunden- oder Lieferantenseite. Anders als im ERP-Teil sehen wir hier Chancen für AI-generierten Mehrwert.

Zwei Entwicklungsschritte der letzten Jahre sind in diesem Kontext erwähnenswert. Das Speichern von E-Mails direkt in Vertec und die interne Dokumentenspeicherung, die mit Vertec 6.7 als neue Option eingeführt wurde. Unsere Roadmap verrät, dass wir in diesem Bereich eine Volltextsuche planen. Sollten wir verlässliche Vorteile eines AI-Systems für die Volltextsuche finden, bringen wir diese gerne in die Umsetzung.

AI in Dokumenten

Die relevantesten AI Vorteile zeigen sich aktuell in Textdokumenten. Da Texte gerade für Kanzleien grosse Bedeutung haben, ist das Interesse an Lösungen besonders hoch. Wie passt das zu Vertec? Vertec Installationen kennen zahlreiche Dokumente: in Vertec gespeicherte E-Mails, PDF und Word-Dateien. Je nach Speicherort (DMS, Laufwerk oder intern in Vertec) sind auch die Dokumenteninhalte bekannt.

Aber: Die Erstellung von Dokumentinhalten erfolgt fast ausschliesslich ausserhalb von Vertec. Eine Integration generativer AI für Inhaltserstellung in Vertec ist aus heutiger Sicht nicht absehbar.

AI als Support-Werkzeug

Seit einigen Monaten haben wir auf vertec.com einen Chatbot eingebunden, der mit AI Funktionen die gesamte Knowledge Base einliest und Anfragen beantwortet. Unser Monitoring zeigt ansprechende Ergebnisse für die User des Chats.

Natürlich liefert der Chatbot nur deshalb brauchbare Ergebnisse, weil wir seit über 20 Jahren eine tagesaktuelle Knowledge Base pflegen. Ohne die 600+ Artikel wäre ein AI-System hilflos und würde nur generische, keine Vertec-spezifischen Antworten liefern. Haben Sie den Chatbot schon benutzt? Wir freuen uns auf ihr Feedback.

Abwägungen AI und Datenschutz

Bei all dem Hype um AI und die beeindruckenden Möglichkeiten muss der Blick auch auf Risiken gehen. Anders als in den Jahren um die DSGVO Einführung spielt die Diskussion rund um den Datenschutz heute in der AI Goldgräberzeit eine weniger wichtige Rolle. Das geht aus unserer Sicht nicht zusammen.

Gerade wenn ein AI-System Texte erzeugt oder LLMs genutzt werden, um Suchresultate noch besser gemäss auf den Suchkontext abzustimmen, müssen die dafür genutzten Quellen mit einem externen AI-Dienst ausgetauscht werden. So erfordern DSGVO und auch das DSG in der Schweiz angemessene technische und organisatorische Massnahmen gegen unbefugtes Bearbeiten von Personendaten. Wir können uns nur schwer vorstellen, wie das Senden und Speichern von vollständigen Datensätzen von Personendaten an AI-Systeme mit diesen Anforderungen einhergehen. Natürlich können LLMs oder auch weniger aufwändige AI-Systeme selbst betrieben werden, dies dürfte wegen der sehr hohen Anforderungen die wenigsten Anwender tun.