Integrierte CRM und ERP Software bei Dienstleistern einführen

Wenn ein Unternehmen sich für die Einführung neuer Standardsoftware entschieden hat, hat die Geschäftsführung meist ein klares Ziel vor Augen: Sie möchte noch besser und effizienter arbeiten:

• eine bessere Transparenz
• mehr Geschwindigkeit in den Abläufen
• weniger Fehleranfälligkeit im Datenbestand

Ist die Entscheidung für ein System gefallen, erfolgt die Einführung des Systems im Unternehmen. Nun soll sich vieles verbessern, es wird aber auch vieles anders. Um diese Verbesserungen zu erreichen, reicht aber die Software alleine nicht aus. Es gibt bei der Umsetzung viele Punkte außerhalb der Software, die es zu berücksichtigen gilt.

Was passiert hier eigentlich?

Bei einer Einführung eines integrierten CRM und ERP Systems mangelt es häufig an Transparenz in der Kommunikation innerhalb des Unternehmens. Vor allem der Fokus darauf fehlt, zu erklären, welche primären Verbesserungen für die Mitarbeiter und für das ganze Unternehmen sich ergeben. In der Kommunikation zu den Mitarbeitern ist Folgendes zu bedenken: "gesagt ist nicht gehört, gehört ist nicht verstanden und verstanden ist nicht einverstanden". In Bezug auf Vertec sind aber noch weitere Faktoren ausschlaggebend:

"Wasch mich, aber mach mich nicht nass!"

Jede CRM & ERP Einführung bedeutet eine Veränderung für das Unternehmen, die Mitarbeiter müssen manche Arbeitsabläufe von heute auf morgen ändern und sich an ein neues System gewöhnen. Der Mensch ist jedoch ein Gewohnheitstier. So ist auch bei einer CRM & ERP Einführung davon auszugehen, dass es interne Hürden zu überwinden gibt, vor allem bei der  Gewinnung von Mitarbeiter für die Veränderung und dem Abbau von Widerständen. Manche Mitarbeiter, die z.B. das Vorsystem zu verantworten haben, sind u.U. auch nicht einverstanden mit der Veränderung, sie wollen nicht an Einfluss verlieren.

Keep it simple

Wenn eine Software viel Flexibilität bietet, ist es entscheidend, sich im Einführungsprojekt auf das Wesentliche zu konzentrieren und sich nicht zu verzetteln. Alle Mitarbeiter müssen sich an eine etwas andere Arbeitsweise gewöhnen und so sollte ein System nicht unnötig kompliziert werden, sondern die relevantesten Bereiche der Wertschöpfungskette effizient unterstützen. Viele Systeme bieten die Möglichkeit, nicht benötigte Felder auszublenden, bzw. mittels Benutzergruppen den Anwendern überwiegend nur die für den spezifischen Arbeitsbereich relevanten Informationen zur Verfügung zu stellen.

Wenn man erkennt, welche Möglichkeiten so ein System bietet, dann wird die Wunschliste an Funktionalität immer größer. Vergessen Sie aber nicht, warum Sie sich für ein System entschieden haben und fokussieren Sie sich darauf. Alle weiteren Dinge können getrost nach hinten gestellt und einige Zeit nach dem Produktivstart neu beleuchtet und umgesetzt werden.

Wo muss ich denn jetzt klicken?

Unterschätzen Sie nicht Folgendes: Schulen Sie die Mitarbeiter ausreichend und holen Sie sich Feedback ein. So lassen sich ggf. mit kleineren Anpassungen die Akzeptanz noch weiter steigern und die Produktivität erhöhen. Des Weiteren prüfen Sie, ob eine ausreichende Dokumentation vorhanden ist und lassen Sie diese noch entsprechend ergänzen. Das beste System stiftet wenig Nutzen, wenn man es nicht zu bedienen weiß. Entledigen Sie sich dabei aber auch der Illusion, alle Mitarbeiter zu begeistern. Die klassischen Nörgler gibt es in nahezu jedem Unternehmen.

Soviel zu dem Thema Veränderungen bei einer Softwareeinführung aus der Praxis.

Welche Tipps liefern Experten für Veränderungen durch eine Softwareeinführung?

Frau Gesine Engelage-Meyer von Team Elephant ist Expertin im Bereich Change Management. Auf die Frage, wie man im Change Management vorgeht, um für Akzeptanz für die Veränderungen durch die Einführung von CRM&ERP zu sorgen, liefert Frau Engelage-Meyer Projektverantwortlichen folgende Tipps:

• Starten Sie mit dem Warum

Bereits Nietzsche wusste: Wer ein Warum zu leben hat, erträgt fast jedes Wie. Vermitteln Sie Ihren Mitarbeitern die Notwendigkeit der Softwareeinführung und welchen Nutzen jeder Einzelne davon hat. Kommunizieren Sie treffend und beständig - aus der Perspektive der Betroffenen.

• Beteiligen Sie die Richtigen zum richtigen Zeitpunkt

Nutzen Sie Ihre Mitarbeiter als Ihre Mitdenker und interne Multiplikatoren, und das am besten von Anfang an. Stellen Sie ein Team zusammen, welches die Kernprozesse verantwortet und genug Einfluss und Fingerspitzengefühl hat, um die wichtigen Aspekte Ihrer Softwareeinführung nicht nur mit zu erarbeiten, sondern die Ergebnisse auch überzeugend intern weiterzutragen.

• Keine Veränderung ohne Widerstand, ohne Widerstand keine Veränderung

Veränderungsverantwortliche holen sich und andere aus der Komfortzone. Akzeptieren Sie, dass Sie deshalb in jedem Fall Widerstand erleben werden. Veränderung ist Abschied von Dingen, die wichtig waren. Lassen Sie dem Abschied Raum. Hören Sie zu – dann wird Ihnen auch zugehört. Rufen Sie Dringlichkeit und Sinn der neuen Softwareeinführung in Erinnerung.

• In kleinen Schritten Großes möglich machen

Ihr Projekt wird Schritt für Schritt wachsen. Ihr Team braucht diese Zeit. So können Mitarbeiter in die Veränderung hineinwachsen, Teilschritte und Meilensteine erleben und durch kurzfristige Erfolge Veränderungsenergie erfahren.

• Dran bleiben und die Details aushalten

Für den Projekterfolg wird es kurz vor dem Ziel nochmal kritisch: Es geht um wichtige Details, die in ihrer Vielfalt oft das Gefühl vermitteln, dass es mehr Probleme als Antworten gibt. Kommunizieren Sie konsequent weiter. Machen Sie allen klar, dass das die letzten Meter zum Ziel sind. Freuen Sie sich gemeinsam auf die Ergebnisse.

Werden diese Tipps berücksichtigt, steht einem Projekterfolg bei der Softwareeinführung nichts mehr im Wege. Für Fragen oder bei Bedarf für gezielte Workshops zu dem Thema freut sich Frau Engelage-Meyer von Team Elephant sehr auf Ihre Kontaktaufnahme!