Highlights der Anwendertagung 2018

Die Vernetzung von Vertec mit Umsystemen war das grosse Thema der Anwendertagung 2018. Rund 150 Besucher sahen in Zürich konkrete Anwendungsfälle, präsentiert von Vertec-Kunden aus der Schweiz, Österreich und Deutschland.

Überblick

1. Planung, Erfassung und Verrechnung von Leistungen auf Macs
2. Daten aus Vertec dargestellt im BI-Tool Tableau
3. Daten aus Vertec und weiteren Applikationen zusammengeführt in Spotfire
4. Reiseverwaltung in Vertec
5. Vertec 6.3 und Vertec-Roadmap

Begrüssung durch Volker Schwarzer

Seit Juni 2018 haben wir bei Vertec eine CEO-Doppelspitze. Für Volker Schwarzer war die Anwendertagung 2018 also eine Premiere. Wie auch für rund 1/4 des Publikums, wie Volker per Handzeichen in Erfahrung brachte. Ausgehend von der Vertec-Vision "Business-Software, wie für mich gemacht" führte Volker durch die Eckpfeiler der Vertec-Strategie.

• Geografische Expansion: Anfang 2019 wird Vertec einen Standort in Wien eröffnen, um den gesamten DACH-Raum mit Nähe zum Kunden bedienen zu können.
• Produkt: Vertec konzentriert sich noch mehr auf die Umsetzung von Markt- und Kundenbedürfnissen. Im Fokus stehen Automatisierungs- und Standardisierungsthemen für optimale und funktionierende Geschäftsprozesse bei unseren Kunden.
• Marketing: Branchen-Knowhow soll den Kunden noch besser zugänglich gemacht werden. Content- und Social-Marketing werden ausgebaut.
• Mitarbeiter: Dem Vertec-Team werden ideale Bedingungen ermöglicht, um den Marktanforderungen auch in Zukunft gerecht zu werden. Auch im Wachstum behält Vertec Kultur und Werte bei.

1. Planung, Erfassung und Verrechnung von Leistungen auf Macs

Herr Andreas Gnilka, ehem. geschäftsführender Gesellschafter
LBD Beratungsgesellschaft mbH

Bei der LBD Beratungsgesellschaft in Berlin arbeitet das gesamte Team mit Macs. Das Einführungsprojekt konzentrierte sich also auf die Umsetzung der Anforderungen in der Vertec Web App, einer von drei angebotenen Cloud-Clients. Als Projektleiter auf Kundenseite verfolgte Andreas Gnilka folgende Ziele:

• Erfassung der Leistungen auf den Angebotsphasen
• Mitarbeiter-Disposition
• Leistungserfassung mit dem Smartphone
• IT-Betrieb extern

Die Entscheidung pro Cloud-Lösung war für LBD als Mac-Anwender fast zwingend. Konkreten Nutzen erfährt LBD u.a. durch die individuell konfigurierte Mitarbeiter-Disposition. Unter anderem können folgende Werte tagesaktuell abgerufen werden:

• wie viele Stunden wurden budgetiert
• wie hoch ist Stundenaufwand bis zum aktuellen Planungsmonat
• wie viel Budget ist bisher aufgelaufen
• Restreichweite des Budgets

Über die relevanten Projekte hinweg kann die LBD erkennen, wie viele Stunden einer Mitarbeiterin oder eines Mitarbeiters geplant und aufgelaufen sind. Mit dieser Übersicht werden dann die Folgemonate geplant. Dabei spielen auch die benötigten Fähigkeiten eine Rolle, die im restlichen Verlauf des Projekts noch benötigt werden. Genehmigte Urlaube werden bei der Planung von Vertec berücksichtigt.

Bei Ausfällen durch Krankheit kann LBD mit Vertec nun schnell umplanen, da alle relevanten Daten in Vertec vorhanden sind. Die anfängliche Planung der Mitarbeiter auf Projektphase wurde noch in der Einführung umgestellt. Diese erfolgt nun auf Projektebene, nicht auf einzelnen Projektphasen. So passt es für die Geschäftsprozesse der LBD am besten.

Für die Abrechnung von Freelancern setzte LBD ein Gutschriften-Verfahren um. Auf Basis der Leistungserfassung werden die Gutschriften erteilt und dann auch direkt gezahlt. Da die Projektleiter monatlich die aufgelaufenen Leistungen in den Projekten controllen, sind auch die Leistungen der Freelancer schon korrekt, wenn die Gutschrift erfolgt. Neben den Festangestellten nutzen auch die Freelancer Web- und Phone App. Mittels Berechtigungen sehen Freelancer natürlich nur die Projekte, in denen Sie auch aktiv sind.

Im letzten Teil der Präsentation ging Andreas Gnilka auf die betriebswirtschaftlichen Auswertungen ein. Segmentiert nach Tarifstufen werden die Anzahl der zugehörigen Projekte, aufgelaufene Stunden und Umsatz dargestellt. Eine Aufgabe, die vor Vertec viele Stunden Aufwand gekostet hätte, wird nun in Sekunden erledigt. Gleiches gilt für die neu eingeführte Deckungsbeitragsrechnung auf Mitarbeiter und Projekt-Ebene. Diverse Excel-Tabellen und Abstimmungsrunden sind nun nicht mehr nötig.

2. Daten aus Vertec dargestellt im BI-Tool Tableau

Herr René Schwarz, Chief Experience Officer
Jung von Matt/Limmat AG

Wie kann ein Management-Team tagesaktuell die wichtigen Kennzahlen im Blick behalten? Bei der Kommunikationsagentur Jung von Matt/Limmat lautet die Antwort: mit perfekt konfigurierten Dashboards. In seinem kurzweiligen Vortrag zeigt René Schwarz, wie Daten aus Vertec in Tableau fliessen und dort Grundlage für die Dashboards sind.

Auf über 100 Macs nutzt JvM Vertec für: CRM, Leistungserfassung, Offerten, Rechnungen, Budgetierung und Planung sowie Debitoren und Kreditoren. Thema des Vortrags war jedoch "Business Intelligence". Um die nötige Visualisierung erzeugen zu können, setzt JvM Tableau ein. Über csv Dateien werden Vertec Daten in den Tableau Creator eingespielt. Auf einer Weboberfläche sind dann die stets aktuellen Daten verfügbar.

Folgende Visualisierungen liefern dem Management Sicht auf das laufende Geschäft:

• Rechnungen aus Vertec, dargestellt auf einer Zeitachse mit Betrag und Kunde
• Live-Ticker der aktuellen Rechnungen
• Aufwände nach Mitarbeitern als Balken
• Umsatz pro Woche und Aufwände als Balken
• Kreditoren
• u.v.m.

"Es wäre nicht möglich, solche Visualisierungen zu machen, wenn wir nicht wirklich saubere Daten zur Verfügung hätten aus Vertec", hebt René Schwarz hervor. Über eine Ordnerstruktur werden die Daten für den csv-Export zusammengetragen. Alle in Vertec vorhandenen Daten können dafür genutzt werden. Den Nutzen dieser Kombination von Vertec und Tableau fasste der Chief Experience Director wie folgt zusammen:

1. Visuelle Sichtbarkeit der Daten über Bildschirme in den Büros
2. Realtime Daten zu Budgets, Mitarbeiteraufwänden, Tätigkeitsbereichen etc.
3. Daten als Imagefaktor für Jung von Matt/Limmat
4. Neue Perspektiven aus eigene Business

3. Daten aus Vertec und weiteren Applikationen zusammengeführt in Spotfire

Philip Moston, Data & Analytics
QuinScape GmbH

Um wichtige Unternehmenskennzahlen schnell verfügbar zu haben, füttert QuinScape das Analytics-Tool Spotfire mit Vertec-Daten. Spotfire hebt sich laut Philip Moston dadurch ab, dass basierend auf statistischen Modelle Trends in den Daten erkannt und in die Zukunft projiziert werden. Daneben sind geo-basierte Auswertungen ein wichtiger Bestandteil der Lösung.

Mit Hilfe einer Demo Datenbank demonstrierte Philip Moston dann den Transfer der Daten zwischen den beiden Systemen. Als Ergebnis sahen die Gäste ein Cockpit mit den wichtigsten Kennzahlen. In diesem Fall zeigte Spotfire eine Visualisierung von fälligen Rechnungssummen, Rechnungseingänge, Angebote mit Wahrscheinlichkeiten und Summen (Sales Pipeline) sowie Umsatz nach Kunde.

Speziell im Projekt-Controlling sieht der Data & Analytics Experte von QuinScape grossen Mehrwert in der Datenvisualisierung. In seinem Beispiel nutzte er Vertec Daten (Leistungen nach Periode), die Informationen zur Verrechenbarkeit beinhalteten. In einem Tortendiagramm wurde sichtbar, dass ein grosser Teil der Leistungen keine Information zur Verrechenbarkeit enthält. Nach Hinzufügen der Projekte in die Visualisierung wurde klar, wo genau die fehlenden Informationen zu ergänzen sind.

Durch das Anreichern mit weiteren Daten, in diesem Fall Arbeitstage in Nordrhein-Westfalen, konnte ein Kombinationsdiagramm zeigen, wie gut die maximal verfügbare Zeit in einem Monat ausgenutzt wurde. Für die Automatisierung solcher Analysen stellt Herr Moston zum Abschluss noch eine Data Warehouse Lösung vor, die sich neben Spotfire und weiteren Lösungen im Portfolio von QuinScape befindet.

4. Reiseverwaltung in Vertec

Marion Greiner, Prokuristin, Büroleitung & Finanzen
Schwabe, Ley & Greiner GmbH

Schwabe, Ley & Greiner ist eine Unternehmensberatung aus Wien mit Schwerpunkt Treasury Management. Die Herausforderung für Marion Greiner bestand in der Ablösung einer Eigenentwicklung. Ein neue Business Software musste unter anderem im look & feel wieder auf die Bedürfnisse der Firma anpassbar sein. Neben Leistungs- und Spesenerfassung stand die Reiseverwaltung im Fokus des Einführungsprojekts. Ziel: den Beratern, die in der ganzen Welt unterwegs sind, administrative Arbeit abnehmen und Zeit schaffen für produktive Arbeit.

Über einen in Vertec abgebildeten Bestellprozess können die Berater Ihre Anforderungen (Flüge, Leihwagen, Hotels) an das Backoffice übergeben. Die so gebuchten und hinterlegten Reisen werden inkl. Mehrwertsteuer-Daten, Kostenstellen und Sachkonten in die Buchhaltung übergeben. Daraus ergeben sich mehrere Vorteile:

• Gegenüber dem Finanzamt wurde Transparenz geschaffen
• die Rückerstattung an die Mitarbeiter ist erleichtert
• Daten stehen für die Kostenrechnung zur Verfügung

Die in Österreich und Deutschland recht komplexe Situation der Verpflegungspauschalen (Taggeld genannt in Österreich) wurde im Vertec ordnungsgemäss parametrisiert. Nicht zuletzt mit Blick auf die Verrechnung an die Kunden war dieser Schritt für Schwabe, Ley & Greiner sehr wichtig. Die Berater profitieren immens von dieser Umsetzung, denn mit wenigen Klicks im Vertec ist alles hinterlegt, was das System zum Rechnen der korrekten Werte benötigt. Einzelne Spesen, wie z. B. Flüge, können auf mehrere Projekte aufgeteilt werden. Pro Reisetag kann ein Berater per Checkbox angeben, ob er Frühstück, Mittagessen oder Abendessen bekommen hat, was zu einem Abzug in den Pauschalen führt.

5. Vertec 6.3 und Vertec-Roadmap

Claudio Pietra und Samuel Iseli, Vertec Gruppe

Traditionell blicken wir in der letzten Session der Anwendertagung in die Zukunft. Die Highlights im bevorstehenden Release von Vertec 6.3 präsentierte Claudio Pietra. Folgende vier Punkte wurden hervorgehoben:

• Phone App Spesenbild: damit sind vollständig digitale Spesenprozesse möglich.
• Erweiterte Office-Berichte nun mit Excel Output-Format: Für den gleichen Bericht kann eine Excel-Vorlage angegeben werden, dies ist vor allem für eine Weiterverarbeitung sehr wertvoll.
• Cloudfähige DMS Anbindung von SharePoint Online (Office 365): als erste Anbindung eines Cloud Speichers haben wir SharePoint Online ausgesucht, weil dieses sehr gut in Office integriert ist.
• Technischer Leckerbissen: Erweiterung Customizingmöglichkeiten bei SQL-Ordnern. Dies ermöglicht bspw. Auswahllisten mit einem Dropdown bei einer Projektsuche.

Fokusthema der Roadmap nach Version 6.3 ist die Ablösung des bestehenden Benchmarking Moduls. Neu soll es ein Business Intelligence (BI) Modul geben, welches grundlegenden BI-Anforderungen gerecht wird. Da diese von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich sind, wird viel Mehrwert in der Anpassbarkeit des Moduls liegen.

Daneben stellten die beiden Vertec-Gründer Pläne für die Anbindung weiterer Cloud DMS Systeme vor. Cloudfähige Schnittstellen, Verbesserungen am Outlook Addin und 64-bit für die Businesslogik sind ebenso auf der To-Do-Liste für 6.4.

Vertec bedankt sich bei allen Gästen und Referenten für eine tolle Veranstaltung! Der Austausch mit unseren Kunden bedeutet uns viel und so freuen wir uns schon jetzt auf die Vertec Anwendertagung 2019.