Excel vs. Vertec: Zwei Unternehmen im direkten Vergleich

Unternehmensorganisation mit Excel oder Vertec - wo liegen die Unterschiede? Schauen wir uns dafür drei konkrete Geschäftsprozesse an, die aus meiner Erfahrung zentral sind. Dabei geht es um:

• Angebotsverfolgung
• Leistungserfassung
• Rechnungsstellung

Zum Vergleich betrachten wir zwei Unternehmen mit jeweils 20 Mitarbeitern und 50 Kunden.

• Firma A ist die «Excel Consulting Group» und hat keine CRM- oder ERP- Lösung im Einsatz. Die Mitarbeiter pflegen und verarbeiten alle internen Prozesse in Excel und Word.
• Firma B ist die «Vertec Consulting» und hat die wichtigsten Geschäftsprozesse mit Vertec digitalisiert.

Angebotsnachverfolgung und Wiedervorlagen nutzen

Eine zentrale Excel-Liste ist das Herzstück der Angebotsverfolgung der «Excel Consulting Group». Darin werden alle ausgesendeten Angebote mit den wichtigsten Details wie Angebotsnummer, Budget, Gesamtsumme, Erstellungsdatum oder Status von den einzelnen Mitarbeitern festgehalten. Wiedervorlagen werden in der Tabelle festgehalten und dann von jedem Mitarbeiter einzeln in die Outlook-Aufgabenverwaltung übertragen.

Bei «Vertec Consulting» sehen die Abläufe etwas anders aus. Mit Vertec lassen sich Angebote einfach erstellen. Nach dem Absenden eines Angebots wird es automatisch als «versendet» gekennzeichnet. Bereits mit der Auswahl des Angebots bzw. einer Vorlage werden Wiedervorlagen angelegt. Die Erinnerungen für bestimmte Aufgaben erhält der jeweils zuständige Mitarbeiter in seinen persönlichen Wiedervorlagen in Vertec. Alle Angebote können in einer Übersicht ausgegeben und nach ihrem Status gefiltert werden. Unter jedem Kunden und jedem Projekt werden die jeweils dazugehörigen Angebote ebenfalls angezeigt. Eine übersichtliche Sales Pipeline erzeugt echten Mehrwert für Vertrieb und Management.

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Leistungen auf Projekten erfassen

Da beide Unternehmensberatungen auf zahlreichen Kundenprojekten parallel arbeiten, müssen pro Kunde oder Projekt Leistungen erfasst werden. Bei der «Excel Consulting Group» hinterlegt jeder Mitarbeiter seine pro Projekt erbrachten Leistungen im Outlook-Kalender und überträgt diese dann händisch in die allgemeine Excel-Liste. Das Dokument enthält alle laufenden Projekte sowie die erfassten Leistungen aller Mitarbeiter und liegt auf dem internen Server.

Bei «Vertec Consulting» tragen die Berater von unterwegs ihre Leistungen über die Vertec Phone App ein. Im Büro nutzen die Mitarbeiter die Leistungs­erfassung in Vertec auf ihrem Rechner. In beiden Fällen werden direkt bei dem Eintrag einer Zeit das passende Projekt und damit auch der passende Kunde ausgewählt. Der ergänzende Beschreibungstext pro Leistung wird später auf der Rechnung ausgegeben. Textbausteine verkürzen den Aufwand.

Rechnungsstellung am Monatsende

Für die Rechnungsstellung werden alle Informationen an das Backoffice übermittelt. Die «Excel Consulting Group» beschäftigt dafür zwei Kollegen. Zum Monatsende haben sie alle Hände voll zu tun. Auf Grundlage der Leistungsliste in Excel übertragen sie alle gesammelten Leistungen in eine separate Excel-Liste pro Kunde. Bei einem neuen Kunden müssen Sie aus der Excel-Adressliste die Daten in das Word-Dokument für die Rechnung übertragen. Anschliessend werden hier per copy and paste von anderen Rechnungen Textbausteine übertragen und um die aus der Excel erfassten Leistungen und Abrechnungsposten ergänzt.

Bei «Vertec Consulting» ist der Mitarbeiter im Backoffice dagegen nicht lange mit der Rechnungsstellung beschäftigt. Er kann pro Kunde die offenen Leistungen für die nächste Rechnungsstellung auswählen und bei Bedarf kontrollieren. Mit nur einem Klick wird dann die Rechnung erzeugt. Diese enthält bereits alle relevanten Daten wie Adresse, Ansprechpartner und die Abrechnungsposten samt Beschreibungstexten. Sie kann als Word oder PDF-Datei ausgegeben und direkt versendet werden.

Was kann ich hier konkret sparen?

Wenn Ihr Backoffice beispielsweise pro erstellter Rechnung eine Stunde benötigt und 30 Rechnungen pro Monat schreibt, kostet Sie die Rechnungsstellung bei einem Stundensatz von EUR 100 monatlich (30 x 1) x EUR 100 = EUR 3.000. Das sind EUR 36.000 im Jahr. Automatisieren Sie diesen Prozess in Vertec, beträgt der Zeitaufwand mit Nachkontrolle pro Rechnung nur noch 15 Minuten. Die Rechnungen werden mithilfe von hinterlegten Stundensätzen und individualisierbaren Vorlagen per Klick erzeugt. Die Kosten dafür belaufen sich auf (30 x 0,25) x EUR 100 = EUR 750 monatlich. Das macht EUR 9.000 pro Jahr.

Allein im Rechnungsprozess können Sie mit Vertec jährlich EUR 27.000 sparen. Bei einem weiteren Beispiel von 100 Rechnungen pro Monat können jährlich EUR 90.000 eingespart werden.

Meine Empfehlung

Wie Sie an den beiden Beispielen gesehen haben, bietet die Datenhaltung in nur einem System wie Vertec viele Vorteile. Teammitglieder erfassen Ihre erbrachten Leistungen direkt. So sind ein Echtzeitcontrolling sowie eine schnelle und fehlerfreie Rechnungsstellung möglich. Wer noch weitergehen möchte, kann viele der skizzierten Prozesse auch automatisieren und noch mehr Zeit sparen. Wenn auch Sie mehr über konkrete Möglichkeiten zur Prozessautomatisierung erfahren möchten, dann lassen Sie uns gern einmal persönlich über die Einführung von Vertec in Ihrem Unternehmen sprechen. Ich freue mich auf Ihre Nachricht.
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