Digitalisierung greifbar: Offerten als Projektfundament

Digitalisierung ist in aller Munde, aber welche Potenziale bieten sich tatsächlich für Dienstleistungsunternehmen? In unserer Serie Digitalisierung greifbar beleuchten wir Prozesse und Gewohnheiten projektorientierter Dienstleister und erarbeiten umsetzbare Lösungen.

Welches Potenzial in Offerten schlummert

Was der Schweizer Offerte nennt und der Deutsche Angebot, ist für projektorientierte Dienstleister Fluch und Segen zugleich. Jeder schreibt sie gerne, doch der Weg zum fertigen Angebot kann frustrierend und vor allem zeitraubend sein. Wir finden, das muss besser gehen.

Unsere Erfahrung aus nunmehr 20 Jahren CRM/ERP Geschäft zeigt, dass viele Kunden weder standardisierte Prozesse noch digitale Werkzeuge für diese Aufgabe nutzen. Betrachten wir Offerten doch als solides Fundament für digitale Projektstrukturen. Wie genau diese aussehen, unterscheidet sich selbstredend von Firma zu Firma.

Unsere Kunden sparen mit integrierten Offerten Zeit, Geld und vermeiden Fehler. Ein grosser Nutzen besteht darin, dass der Prozess von der Angebotsstellung bis zur Fakturierung durchgängig integriert ist. Wie ein Smart-Home auf gutem Fundament.

Excel bedeutet nicht digital

Alle Welt spricht von Digitalisierung und bereitet sich auf selbstfahrende Autos vor, aber Offerten können nicht bis zur automatisierten Fakturierung geführt werden. Kein Wunder, kommen heute noch oft Excel und Word zum Einsatz– anstatt zentraler Systeme, die eine Offerte sozusagen "durchreichen" in die nächste Phase.

Anleitungen für inhaltlich korrekte Offerten gibt es online wie den berühmten Sand am Meer. Der typische Vertec-Kunde hat mit den Inhalten allerdings auch keine Schwierigkeiten, da wir es meist mit gewachsenen Unternehmensstrukturen zu tun haben. Werfen wir den Blick jedoch auf die Geschäftsprozesse, die mit der Erstellung von Angeboten in Verbindung stehen, zeigt sich ein anderes Bild. Überführung von Angebotsbausteinen in Projektphasen? Anschliessende Erfassung von Leistungen direkt auf dem Projekt? Verrechnung?

Die Offerte als Teil des Projekts

Betrachtet man die Offerte als Projektfundament, dann ist klar, dass weitere Bausteine passgenau hinzugefügt werden müssen. In Vertec wird dies mit den sogenannten Projektphasen erreicht.

Basierend auf Gesprächen mit potentiellen Kunden legt man entsprechende Phasen mit budgetierten Honoraren oder Aufwandsschätzungen an. Die Phasen können nun einem Angebot zugeteilt werden. Wiederkehrende Inhalte wie beispielsweise das Abklären von Fremdkosten können als Tätigkeiten angelegt und Phasen zugeordnet werden. Das spart Zeit und gewährleistet konsistente Inhalte über alle Angebote hinweg. Wer seine CRM & ERP Software wirklich ausreizen möchte, arbeitet in diesem Bereich dann noch mit Projektvorlagen. Vorlage wählen, Tätigkeiten zuweisen und ggf. anpassen, Angebot basierend auf Word-Vorlage mit einem Klick erstellen – fertig.

Während viele Lösungen nur eine Standard-Vorlage für Angebot und Rechnung kennen, sind die Vorlagen in Vertec auf Ihr Unternehmen anpassbar. Ihr Corporate-Design-Verantwortlicher wird es Ihnen danken. Diese Anpassungen sind übrigens auch im Cloud Abo verfügbar mithilfe der Cloud App.

Von Offerte zu Leistungserfassung und Rechnung

Die Vorteile einer zentralen Lösung zeigen sich, sobald der Kunde das Angebot bestätigt. Zuvor erstellte Projektphasen kann man nun für die Bearbeitung aktivieren, indem man den Status von "Angebot" auf "erteilt" stellt. Zugewiesene Bearbeiter können ihre Leistungen nun auf die entsprechenden Projektphasen oder Tätigkeiten buchen. Anhand der hinterlegten Tarif- und Bearbeiterstufen werden Arbeitszeiten und Budgets von den Phasen abgezogen. Den Arbeitsvorrat haben Vertec Kunden dabei stets im Blick. Wie man diese Vorräte optisch noch besser darstellt, erklärte Urs Berli im Artikel Anwendungstricks für Vertec auf der Anwendertagung 2016.

All diese Funktionen wären nur begrenzt nützlich, wenn nicht auch die Fakturierung der erbrachten Leistungen angebunden wäre. Während viele Kunden bisher die aufgezeichneten Leistungen (Excel lässt grüssen) in eine Rechnungssoftware übertragen haben, geschieht dieser Vorgang in Vertec per Klick oder auch automatisiert. Welchen Funktionsumfang Vertec im Bereich Rechnung bietet, erläutert der Knowledge Base Artikel Rechnungsstellung .

Fazit

Digitale Arbeit mit Projektfokus beginnt bei einer integrierten Offerte. Nur wenn diese im CRM & ERP für weitere Schritte verwendet werden kann, darf man mit Fug und Recht von Digitalisierung reden. Die Vorteile einer integrierten Lösung liegen auf der Hand:

• Zeitersparnis durch modulare, anpassbare Projekt- und Angebotsvorlagen
• Sofortige Überführung der Angebotsbausteine in eine Projektstruktur
• Verbuchung der geleisteten Tätigkeiten erfolgt direkt in die zuvor erarbeitete Projektstruktur
• Einfache Rechnungsstellung mit Dokumenten im Corporate Design
• Automatische Erinnerung zum Nachfassen

Mehr Informationen zu Digitalisierungspotenzialen mit Vertec erhalten Sie in einer kostenlosen Online-Demo .

Weitere Artikel aus der Serie Digitalisierung greifbar:

Teil 2: Rechnungsstellung

Teil 3: Freigaben und Workflows