appGenerics stellt smarte Add-ons für Vertec-User vor

Mit dem Mail Monkey stellt Vertec Vertriebspartner appGenerics jetzt das zweite Add-on vor. Wie die Erweiterung funktioniert und warum sie vor allem für Mac-User und Marketer zahlreiche Vorteile bereit hält, verrät Geschäftsführer und Vertec-Experte Frank Hauptlorenz im Interview mit Tobias Wielki, Geschäftsführer von Vertec Deutschland.

Hallo Frank, als Vertec Vertriebspartner in Süddeutschland implementierst Du einerseits Vertec bei Kunden, andererseits hast Du einige sehr nützliche Vertec Add-ons entwickelt. Was treibt Dich an?

Frank Hauptlorenz: Ich komme manchmal gar nicht mehr aus dem Staunen heraus, was man mit Vertec alles anstellen kann. Die Flexibilität der Software ist wirklich enorm. Dennoch gibt es ab und zu Dinge, die unseren Kunden oder mir persönlich fehlen. Diese Ergänzungen haben wir mit viel Freude selbstständig entwickelt. Wir wollten diese aber nicht nur in unserer Schublade lassen, sondern allen interessierten Nutzern zur Verfügung stellen.

Deine Add-ons bieten Vertec Kunden einen erheblichen Mehrwert. Über euren Mail Connector haben wir ja bereits berichtet. Heute würde ich gern euren Mail Monkey verstehen. Damit kann man personalisierte E-Mail-Vorlagen an externe und interne Nutzergruppen versenden. Welche konkreten Einsatz-Szenarien gehen über die klassischen Vertec Funktionalitäten hinaus?

Frank Hauptlorenz: Mail Monkey kann intern dazu genutzt werden, um die betroffenen Personen im Unternehmen beispielsweise bei dem Eingang von Aufträgen zu benachrichtigen. Ausserdem können Mitarbeiter automatisierte Erinnerungen für Geburtstage in ihrem Team oder auch das Freigeben von Leistungen oder Urlaubsanträgen erhalten.

Über Vertec kann man diese Erinnerungen ebenfalls erstellen, zum Beispiel mit Hilfe eines Pop-ups bei der Anmeldung oder dem E-Mail-Versand. Was wird durch Mail Monkey vereinfacht?

Frank Hauptlorenz: Man kann einem internen Empfängerkreis schnell zentrale Updates zu den offenen Tasks, den Sales-Opportunities oder den aktuellen Projektständen liefern. Und das automatisiert in frei definierbaren Intervallen. Übrigens lässt sich dies durch die Unterstützung von Conditions (Bedingungen) auch so konfigurieren, dass ein Empfänger in seinem Urlaub keine E-Mails erhält. Ein weiterer wichtiger Punkt: Mit dem Mail Monkey kann man dies ganz ohne Vertec-Anpassungen bewerkstelligen, man benötigt dazu nur OCL-Kenntnisse.

Es ist nützlich, alle zentralen Informationen in der Inbox finden zu können, ohne sich einloggen zu müssen. Was benötige ich technisch hierfür als Kunde in der Cloud bzw. mit einer lokalen Installation? Läuft das über einen Mailserver von appGenerics oder über den vom Kunden?

Frank Hauptlorenz: Technisch installieren wir den Mail Monkey auf einen Windows-Rechner beim Kunden. Ob der Kunde eine Vertec On-Premises Installation betreibt oder in einer Cloud Installation „lebt“, ist uns egal – der Mail Monkey benötigt nur einen erreichbaren Vertec XML-Server. Die Oberfläche ist übrigens webbasiert, das heisst, dass man unseren Mail Monkey auch auf Mac- oder Linux-Rechnern bedienen kann. Noch mal zu den Mails: Wir unterstützen das Versenden per SMTP und SendGrid, dazu wird der SMTP-Server des Kunden genutzt.

Was ist der Vorteil von SendGrid?

Frank Hauptlorenz: SendGrid schickt E-Mails aus der Cloud. So kann man die Beschränkungen von SMTP-Servern, wie beispielsweise die maximale Anzahl von E-Mails in einer bestimmten Zeit, geschickt umgehen. Bei bis zu 100 Mails am Tag ist dieser Service kostenlos.

Zurück zu den Features: Für Vertec-Kunden ist die einfache automatisierte Kommunikation an ihre Kunden ein erheblicher Mehrwert. Für welche klassischen Einsatzszenarien ist der Mail Monkey in dieser Hinsicht gedacht?

Frank Hauptlorenz: Mail Monkey kann auf die SQL-, OCL- und Stichwortorder von Vertec zugreifen, also eine bereits sortierte Adressliste und hier sogar Bedingungen abfragen. So lassen sich Mailings wie Einladungen zu Events oder der regelmässige Newsletterversand ohne den Einsatz eines zusätzlichen Mailingprogramms wie MailChimp einfach durchführen. Das manuelle Exportieren von Adresslisten aus Vertec und das Importieren in ein Mailingprogramm entfällt. Für Kunden, die im Marketing sehr aktiv sind, bedeutet das eine deutliche Zeitersparnis. Hervorheben möchte ich dabei noch mal die direkte Integration in die Vertec-Oberfläche: Mit nur einem Rechtsklick auf einen Stichwortordner kann man direkt einen Mailingauftrag generieren.

Klasse. Und kann man dann in Vertec auch die Information finden, wer welche Mailings erhalten hat, beziehungsweise wer eingeladen wurde?

Frank Hauptlorenz: Ja, das ist möglich. Wir haben unsere Produkte so gestaltet, dass man diese kombinieren kann. Der Mail Monkey verschickt die Mailings und unser Vertec Mail Connector legt diese in Vertec als Aktivität ab. Zusätzlich hat der Mail Monkey ein eingebautes „OrderLog“. Hier kann man sehen, wann welcher Auftrag ausgeführt wurde und welche E-Mail wann an wen versendet wurde. Es werden sogar die E-Mails als eml-Files abgelegt.

Was kann ich darüber hinaus noch tun?

Frank Hauptlorenz: Seit Kurzem unterstützen wir das Anhängen von Attachments aus Aktivitäten. Damit kann man jetzt Angebote und Rechnungen automatisiert verschicken. Hier lassen sich auch in Vertec implementierte Freigabeverfahren einbinden und die Mail geht natürlich ebenfalls personalisiert raus.

Dann können Vertec Kunden also auch ihren Kunden beispielsweise wöchentliche Projektstände, die letzten Aktivitäten oder Budgetstände zur Verfügung stellen?

Frank Hauptlorenz: Ja, das ist möglich.

Sind da in Zukunft weitere Features geplant?

Frank Hauptlorenz: Es wäre denkbar, dass der Mail Monkey Vertec-Reports per OCL und Python auslöst und diese als Anhang direkt an Kunden verschickt. So kann man nach Freigabe in Vertec beispielsweise Mahnungen automatisiert zum Beispiel wöchentlich verschicken. Wir warten aktuell noch auf ein Feature der Vertec-Kollegen, um dies gänzlich umzusetzen.

Super, das ist eine tolle Ergänzung zu Vertec und hilft Vertec-Kunden ihre Prozesse noch weiter zu verschlanken. Kann ich mir das irgendwo ansehen, wenn ich weitere Informationen erhalten möchte?

Frank Hauptlorenz: Natürlich, auf unserer Homepage findet man alles Wissenswerte und ansonsten freuen wir uns über Kontaktaufnahme unter hello@appgenerics.de.

Vielen Dank.

Frank Hauptlorenz: Ich danke euch.