IfE Dr. Dirk Schramm GmbH

«In weniger als zwei Tagen war unsere individuelle Auftragsabwicklung in Vertec abgebildet!»

David Rothamel, Teamleiter Technisches Regulierungsmanagement, IfE NetzConsult GmbH

Tätigkeitsfeld: Ingenieurbüro für Energiewirtschaft
Standort: Steinbach-Hallenberg

Herausforderungen

• Verteilte Systeme für die Kundenverwaltung, Verkaufsübersichten und Wiedervorlagen zentralisieren
• Leistungserfassung mit Budgetcontrolling und Fortschrittsanzeige der Projekte
• Abrechnung von Dienstleistungspaketen und wiederkehrenden Leistungen

Nutzen

• Schnelle Einführung, eigene Anpassungen möglich
• Integriert CRM und Auftragsabwicklung
• Überwachung von Fristen

Vertec Leistung & CRM inkl. aller Apps,
Budget & Teilprojekt, Business Intelligence

20-50 Vertec User

Die IfE GmbH wurde 1993 gegründet und hat die technisch-wirtschaftliche Unternehmensberatung zum Geschäftszweck. Die IfE GmbH ist als Dienstleister vorwiegend für Stadtwerke und regionale Energieversorgungsunternehmen im gesamten Bundesgebiet tätig und unterstützt eine Vielzahl an regulierungsrelevanten und energiewirtschaftlichen Geschäftsprozessen in den Sparten Strom, Gas, Wasser und Fernwärme.

Mit der Erfahrung aus über 30 Jahren Beratungstätigkeit begleitet die IfE GmbH ihre Mandanten bei allen Herausforderungen der Anreizregulierung, sowohl bei der Kalkulation der Netzentgelte, als auch bei allen weiteren regulatorischen Pflichtaufgaben. Darüber hinaus unterstützt das Ingenieurbüro für Energiewirtschaft die Einführung von Energiemanagementsystemen und die Durchführung von Energieaudits.

Um auch intern auf dem neusten Stand der Technik zu bleiben, entschied sich die IfE GmbH, die internen Prozesse noch effizienter zu gestalten und eine Business Software einzuführen. Diese sollte neben der Auftragsabwicklung auch ein individuelles Kundenkontaktmanagement ermöglichen. Die sich im Einsatz befindenden Insellösungen sollten ausgetauscht und alle relevanten Informationen von Kunden und Projekten ohne Redundanzen in einem System zentral gepflegt werden.

Bisher fand das Kontaktmanagement in unterschiedlichen Systemen statt, die Leistungen wurden dezentral erfasst, was zeitnahes Controlling erschwerte. Auch die Rechnungsstellung war ein manueller, zeitaufwändiger Prozess. Die IfE GmbH erkannte das Verbesserungspotential, analysierte den branchennahen Softwaremarkt und war schlussendlich von Vertec überzeugt.

Bei der Softwareauswahl legte die IfE GmbH neben den relevanten Standardfunktionen (Leistungserfassung, Controlling, Fakturierung) großen Wert auf die Möglichkeit, Anpassungen selbst vornehmen zu können, selbstverständlich releasefähig, um auch in Zukunft weitere Anforderungen abbilden zu können, ohne ausschließliche Abhängigkeit zum Anbieter.

Das Einführungsprojekt begann mit einem Administrations-Schulungstag, dann folgten weitere 1,5 Tage, um remote zusammen mit einem Vertec Projektleiter die Kernprozesse in Vertec abzubilden.

«In weniger als zwei Tagen war unsere individuelle Auftragsabwicklung in Vertec abgebildet!»

Bei der Einführung von Vertec konzentrierte sich die IfE GmbH zunächst auf die Projektabwicklung und das Controlling, um das Einführungsprojekt nicht mit Details zu überfrachten und die Akzeptanz aller Mitarbeiter sicherzustellen. Projektstände, Budgetcontrolling und Überwachung von ablaufenden Fristen standen hierbei im Vordergrund.

Als nächsten Schritt wird die IfE GmbH mit dem gelernten Vertec-Knowhow und der umfangreichen Knowledge Base das Kundenkontaktmanagement ausbauen. «Vertec ermöglicht es uns, in einem einheitlichen System, neben der Auftragsabwicklung auch das Kundenmanagement abzubilden», so Mario Schneider. Neben den klassischen Wiedervorlagen wird bei der IfE GmbH ein ausgefeiltes Kampagnenmanagement für Mailings und die Abbildung einer individuellen Verkaufschancen-Abbildung implementiert werden. Der Clou – das kann der Kunde überwiegend selbst tun.

«Die Vertec-Schulung und die transparente und umfangreiche Knowledge Base von Vertec ermöglichen es uns, das CRM eigenständig zu parametrisieren.»

Sollte es dann mal erforderlich sein, greift die IfE GmbH auf die Projektleitung bei Vertec zurück. Somit wird Vertec auch zukünftigen Anforderungen gerecht.

So können in Zukunft auch weitere Ideen und Wünsche in Vertec parametrisiert werden, seien es Workflows mit Freigabeprozessen oder zusätzliche Anforderungen an die Projektabwicklung durch ein wachsendes Dienstleistungsangebot. Der modulare Aufbau und die umfangreichen Möglichkeiten bei der Parametrisierung stellen einen langfristigen Einsatz von Vertec sicher.