Leistungs- und Spesenerfassung
Onboarding › Leistungs- und Spesenerfassung
Die Leistungserfassung ist das Kernstück der Vertec Software. User erfassen ihre Leistungen, um ihre Arbeitszeit zu dokumentieren. Durch die Zuordnung zu Projekten und wahlweise zu Phasen und Tätigkeiten bilden die Leistungen die Grundlage für die Fakturierung sowie das Projektcontrolling.
Die Erfassung der Leistungen erfolgt in einer Übersicht, wo dem Bearbeiter auch direkt seine Soll- und Präsenzzeiten angezeigt werden, so dass er jederzeit einen Überblick hat über die Vollständigkeit seiner Leistungserfassung.
Leistungen dokumentieren nicht nur die erfassten Stunden (Arbeitszeit) und die verrechenbaren Werte (Honorare), sondern geben auch detailliert Aufschluss über die entstandenen Kosten und ermöglichen die Fakturierung an den Kunden per Knopfdruck.
Leistungserfassung
1:04 Min
Tarifsystem
Der Stundenansatz wird global im Tarifsystem definiert. Der Tarif wird abhängig von der Bearbeiterstufe, der Tarifstufe und der Währung festgelegt. Der in einem Projekt gewählte Tarif kann aber für Projektphasen oder einzelne Tätigkeiten individuell übersteuert werden. Damit ist zum Zeitpunkt der Leistungserfassung der gültige Stundenansatz klar festgelegt.
Tarifsystem
Spesenerfassung
Für die Erfassung und Kategorisierung von Spesen können Spesentypen erstellt werden. In den Spesentypen kann die Art der Preisberechnung – Marge oder Stückwert – sowie eine automatische Rückerstattung vordefiniert werden. Jeder Bearbeiter erfasst seine Spesen, ordnet den entsprechenden Typ zu und hinterlegt optional Spesenbelege in Form von Bildern oder PDF-Dokumenten. Die Spesen werden schliesslich über einen einheitlichen Prozess abgerechnet. Mit der Zusatzfunktion Reisekosten DE können für Deutschland standardisierte Reisekostenabrechnungen per Knopfdruck erstellt werden.
Spesenerfassung
Vertec Phone App
Die Vertec Phone App ermöglicht mobiles Arbeiten und damit das Erfassen von Leistungen und Spesen von unterwegs. Zudem können Kontakte und Adressen, Aktivitäten, die Bearbeitung der persönlichen Pendenzen und der Zugriff auf die eigenen Projekte übersichtlich verwaltet werden.
Phone App
Vertec Outlook App
Kalendereinträge, die in Outlook eingetragen werden, lassen sich direkt mithilfe der Vertec Outlook App als Leistungen in Vertec anlegen. Dabei kann den Leistungen bereits in der Outlook App eine Phase sowie eine Tätigkeit zugeordnet werden.
Outlook App
Zusatzfunktionen
Im Zusammenhang mit dem Personal stehen folgende Zusatzfunktionen zur Verfügung:
Reisekosten DE
Implementiert die Möglichkeit für Firmen in Deutschland, Reisen inkl. Verpflegungsmehraufwände zu erfassen. Die daraus resultierenden rückzuerstattenden Reisekosten werden automatisch berechnet und die entsprechenden Belege angelegt.
Knowledge BaseRückzuerstattende Spesen mit Anhang
Legt die Berichtsvorlage Rückzuerstattende Spesen mit Anhang an, welche die aus der Spesenerfassung rückzuerstattenden Spesen eines Mitarbeiters anzeigt und die Belegbilder auf einzelnen Seiten darstellt.
Knowledge Base