Reisekosten DE

Für viele deutsche Mitarbeiter ist es ein fester Bestandteil der monatlichen Abrechnung: Die digitale Erfassung ihrer Reisen und Verpflegungsmehraufwände. Für Unternehmen ist die Prüfung und Auszahlung an den Mitarbeiter eine regelmässige und zeitintensive Aufgabe, die viele einzelne Arbeitsschritte umfasst.

Diese Zusatzfunktion implementiert die Möglichkeit für Firmen in Deutschland, Reisen zu erfassen. Die daraus resultierenden rückzuerstattenden Reisekosten werden automatisch berechnet und die entsprechenden Belege angelegt.

Der Download des Config Sets finden Sie hier.

1. Grundeinstellungen

Sobald die Zusatzfunktion importiert wurde, können folgende Grundeinstellungen für das Erfassen von Reisen vorgenommen werden:

Im Rootordner Einstellungen > Projekte > Reiseziele müssen die Reiseziele und die entsprechenden Verpflegungspauschalen hinterlegt werden (nur Administratoren). Bereits vordefiniert sind Deutschland, Österreich und Schweiz. Falls weitere Länder oder weitere Sätze pro Land benötigt werden, können diese hier erfasst und via Aktiv Checkbox aktiviert bzw. deaktiviert werden:

Nur aktive Reiseziele erscheinen bei der Erfassung von Reisen zur Auswahl. Die Währung der Reiseziele ist implizit Euro, die Beträge werden also immer in Euro angegeben, egal, um welches Land es sich handelt.

• Hinterlegen Sie in den Einstellungen bei den Spesentypen KM Privat und KM Firma Ihre eigenen verbindlichen Beträge.
• Beim Spesentyp Verpflegung müssen keine Beträge gesetzt werden, diese werden aus den Reisezielen berechnet.

Ordnen Sie die Bearbeiter den Benutzergruppen zu:

• Bearbeiter, die ihre eigenen Reisen erfassen sollen, müssen der Benutzergruppe Reisekosten Erfasser zugeordnet werden.
• Bearbeiter, die der Benutzergruppe Reisekosten Supervisoren zugeordnet werden, können alle Reisen einsehen und bearbeiten, solange die dazugehörigen Spesen noch nicht verrechnet sind.

Eine neue Reise wird auf dem Bearbeiter via Rechtsklick oder Neu-Menü > Reise erzeugt:

Es öffnet sich folgendes Fenster:

Sobald ein Datumsintervall eingegeben ist, erscheint eine zweite Seite, wo die Reisedetails erfasst werden können:

Für jeden Tag der Reise kann eingegeben werden,

• welche Mahlzeiten kostenfrei erhalten wurden, z.B. das Frühstück im Hotel
• wie viele Kilometer an diesem Tag mit einem Firmen- oder Privatwagen gefahren wurden
• ob in einem vom Reiseziel abweichenden Land übernachtet wurde und in welchem

Auf Basis dieser Informationen werden die Verpflegungs- und Kilometerpauschalen automatisch berechnet und die entsprechenden Spesenbelege erzeugt. Für die Berechnung der Verpflegungspauschalen sind die in den Reisezielen hinterlegten Tagessätze relevant. Es gilt abhängig vom Reiseziel:

• Aufenthalt <8 h und kein An-/Abreisetag: keine Verpflegungspauschale
• Aufenthalt >=8 h und <24 h oder An-/Abreisetag: Tagessatz untertägig
• Aufenthalt >= 24 h: voller Tagessatz

Diese Tagessätze werden wie folgt gekürzt:

• Frühstück erhalten: -20%
• Mittagessen erhalten: -40%
• Abendessen erhalten: -40%

Auch an einem An-/Abreisetag oder einem Tag mit Aufenthalt <= 24 h gibt es Abzüge für kostenfrei erhaltene Mahlzeiten. Allerdings werden die Abüge immer auf Basis des vollen Tagessatzes berechnet (ein Frühstück ist nicht deshalb billiger, weil man kürzer vor Ort bleibt). Dadurch kann die Summe der Abzüge höher sein als der zu erstattende Satz. In diesem Fall gibt es 0 Euro Erstattung, es gibt keine negativen Beträge.

Die Kilometerpauschalen werden je nach ausgewähltem Spesentyp (KM Privat oder KM Firma) angelegt und berechnet. Wenn KM Firma ausgewählt ist, werden in der Regel keine Fahrtkosten rückerstattet, weil der Mitarbeiter dann mit dem Firmenwagen unterwegs ist und die Firma die Kosten direkt bezahlt.

Reise in Bearbeiterwährung

Die Währung der Reiseziele ist implizit immer in Euro angegeben.

Die Währung in Listen von Reisen und auf den Reiseseiten ist immer in der Bearbeiterwährung angegeben. Wenn Sie den Cursor auf einem Betrag positionieren, erscheint ein entsprechender Tooltip:

Zusätzliche Belege erfassen

Weitere Belege können manuell auf dem Eintrag Reise im Unterordner Belege erfasst werden.

Bei Eingabe z.B. von Belegen in anderen Währungen als der Bearbeiterwährung wird auf der Reiseseite ein Hinweis angezeigt, dass Belege in Fremdwährungen vorhanden sind:

3. Reisekostenabrechnung drucken

Auf der einzelnen Reise kann via Drucken-Menü die Reisekostenabrechnung erstellt werden. Dabei werden alle relevanten Beträge aufgelistet und der Rückerstattungsbetrag an den Mitarbeiter ausgewiesen. Im Anhang werden hinterlegte Spesenbelege angedruckt.

Eine Reise im Nachhinein verändern

Eine Reise kann theoretisch noch verändert werden, auch wenn bereits Spesen der Reise verrechnet wurden. In diesem Fall können diese Spesen jedoch nicht mehr angepasst werden. Es gibt dann einen entsprechenden Hinweis auf der Reiseseite:

Anforderungen und Download

• Für diese Funktion ist die Produktlinie Expert Voraussetzung.
• Die Zusatzklasse20 und 21 dürfen noch nicht in Verwendung sein.
• Es handelt sich um eine Zusatzfunktion für Deutschland.
• Gibt es bereits die Spesentypen KM Privat und KM Firma in Ihrem System, so muss diesen eine Eintrag Id zugewiesen werden, bevor das Config Set importiert wird. Dies kann via Python über argobject.eintragid="ExpenseTypeKMPRIVAT" bzw. argobject.eintragid="ExpenseTypeKMFIRMA" auf dem jeweiligen Spesentypen geschehen.

Wichtige Hinweise vor dem Import finden Sie im Artikel Wissenswertes zu den Zusatzfunktionen. Den genauen Importvorgang finden Sie im Artikel über die Config Sets.

Laden Sie die Zusatzfunktion mit nachfolgendem Download Link herunter:

Durch den Import des Config Sets werden folgende Objekte angelegt: