Regelprüfung Präsenzzeiten

Diese Zusatzfunktion implementiert konfigurierbare Präsenzzeitregeln für die Mitarbeitenden. Mittels Benachrichtigungen und in Auswertungslisten werden Regelprüfungen und Erfassungsdifferenzen direkt angezeigt. Den Download des Config Sets finden Sie hier.

Übersicht:

• Präsenzzeitregeln verwalten
• Ordner Präsenzzeiten
  • Auswertung Präsenzzeitregeln
  • Erfassungsdifferenzen
• Anforderungen und Download

Anwendung

Präsenzzeitregeln verwalten

Im Rootordner Einstellungen unter Bearbeiter lassen sich die Präsenzzeitregeln verwalten (nur vom Administrator). Die vordefinierten Regelungen entsprechen dem aktuellen Arbeitszeitgesetz in Deutschland.

Jede Präsenzzeitregel hat einen der folgenden Typen: Pausenregelung, Maximale Präsenzzeit oder Ruhezeit. Die Prüf-Reihenfolge ist wie folgt:

1. Maximale Präsenzzeit
2. Präsenzzeit erfasst
3. Ruhezeit
4. Pausenregelung

Eine Regel kann bei Bedarf nur für eine bestimmte Benutzergruppe gelten. So lassen sich zum Beispiel vom Standort oder Alter abhängige Regeln definieren. Pro Regel kann ein Benachrichtigungstext erfasst und je nach Typ können unterschiedliche Felder ausgefüllt werden.

• Typ Pausenregelung: Diese Regel überprüft die Pausen der Mitarbeitenden auf Basis der in den untenstehenden Feldern eingetragenen Werte:

• Typ Maximale Präsenzzeit: Diese Regel definiert die maximale Präsenzzeit, welche die Mitarbeitenden nicht überschreiten dürfen, wahlweise pro Tag, Monat oder Jahr:

• Typ Ruhezeit: Diese Regel definiert die Ruhezeit, die zwischen dem Ende der Präsenzzeit am Vortag und dem Beginn der Präsenzzeit eingehalten werden muss:

Benachrichtigungstext

Der Benachrichtigungstext ist als Native in den TranslationItems unter Einstellungen > Customizing > Übersetzungen hinterlegt. Falls am Text etwas geändert wird, müssen daher die TranslationItems angepasst werden, damit der Text übersetzt wird. Falls keine Übersetzung notwendig ist, kann der Text hier auch direkt in der gewünschten Sprache eingetragen werden.

Ordner Präsenzzeiten

Im Rootordner HR wird dafür der Ordner Präsenzzeiten mit den Unterordnern Auswertung Präsenzzeitregeln und Erfassungsdifferenzen angelegt.

Auswertung Präsenzzeitregeln

Dieser Ordner zeigt eine Auswertung, die auf den konfigurierbaren Regeln basiert. Die Auswertung prüft, ob alle Präsenzzeitregeln, die für die Mitarbeitenden (Team-Mitglieder) gelten, eingehalten wurden. Ein Teamleiter sieht alle Mitarbeitenden, denen er als Teamleiter zugeordnet wurde. Ausserdem muss er über die Berechtigung Team Leiter verfügen.

Wenn alle Regeln eingehalten wurden, wird der Tag grün markiert. Wird eine Regel gebrochen, wird dieser Tag rot markiert und der entsprechende Mitarbeitende kann direkt via Button in der Auswertung benachrichtigt werden. Die Auswertung kann nach Woche, Teamleiter und Mitarbeiter gefiltert werden und zeigt eine Liste aller Präsenzzeiten und Pausen pro Tag an.

Ein Tooltip auf dem roten Eintrag weist darauf hin, um welche Regel es sich handelt:

Neben diesen Regeln wird auch ausgewertet, ob überhaupt eine Präsenzzeit erfasst wurde. Falls nicht, wird der Tag rot markiert und mit dem Tooltip Keine Präsenzzeit erfasst versehen.

Mit einem Klick auf den Button erscheint ein Dialog, mit dem der entsprechende Mitarbeitende direkt via Benachrichtigung darauf aufmerksam gemacht werden kann:

Die Benachrichtigung weist auf die Präsenzzeit am entsprechenden Datum hin und als Text wird der Tooltip, bzw. der in den Einstellungen eingetragene Benachrichtigungstext angezeigt:

Erfassungsdifferenzen

Neben den Präsenzzeitauswertungen wird im Ordner Erfassungsdifferenzen eine Liste angezeigt, welche die eingetragene Präsenzzeit mit den erfassten Leistungen der Mitarbeitenden vergleicht:

Es wird geprüft - in der Vergangenheit bis heute - ob diese beiden Angaben übereinstimmen, falls eine Sollzeit eingetragen ist. Auch hier signalisiert der rote Button Unstimmigkeiten und der Tooltip lautet Erfasste Leistungen und Präsenzzeiten stimmen nicht überein. Mit einem Klick auf den Button kann der Mitarbeitende direkt benachrichtigt werden:

In der Benachrichtgung, die der Mitarbeiter erhält, wird auf die Leistungen am entsprechenden Datum hingewiesen und als Text der Tooltip angezeigt:

Anforderungen und Download

• Für diese Funktion ist die Produktlinie Expert Voraussetzung.

Wichtige Hinweise vor dem Import finden Sie im Artikel Wissenswertes zu den Zusatzfunktionen. Den genauen Importvorgang finden Sie im Artikel über die Config Sets.

Laden Sie die Zusatzfunktion mit nachfolgendem Download Link herunter:

Durch den Import des Config Sets werden folgende Objekte angelegt: