Berichtversand

Bei dieser Anwendung handelt es sich um eine Zusatzfunktion . Das entsprechende Config Set finden Sie hier .

Mit dieser Zusatzfunktion können Dokumente direkt aus Vertec an Outlook E-Mails angehängt sowie eigene, individuelle E-Mail-Vorlagen erstellt werden.

Hinweis: Früher hiess die Zusatzfunktion "E-Mail-Vorlagen". Sie können dieses Config Set über das alte installieren, dabei werden jedoch Listeneinstellungen und andere selber gemachte Anpassungen überschrieben. Nach dem Import der neuen Version muss das Feld Auswahl Textkörper neu gesetzt werden.

Anwendung

Im Rootordner Einstellungen wird der Ordner Berichtversand mit dem Unterordner Vorlagen Berichtversand angelegt.

Vorlagen verwalten

Die Vorlagen werden im Ordner Vorlagen Berichtversand gepflegt. Der Ordner enthält die zwei vordefinierten Berichtsvorlagen Offerte (Angebot) und Rechnung. Zu jeder Vorlage können die folgenden Informationen angegeben werden:

E-Mail aus Vorlage erstellen und senden

Um ein Dokument zu erstellen und an eine E-Mail anzuhängen, rufen Sie auf einem Objekt oder einer Liste über das Menü Aktionen das Script E-Mail aus Vorlage erstellen und senden auf:

Anschliessend können Sie auswählen, welche Berichtsvorlage gedruckt werden soll. Es werden alle Vorlagen angezeigt, welche für die entsprechende Klasse registriert sind. Welche Kriterien die Berichte erfüllen müssen, damit sie zur Auswahl erscheinen, finden Sie im Abschnitt Anforderungen an die Berichtsvorlagen weiter unten.

Klicken Sie dann auf OK:

• Wenn für die entsprechende Klasse mehr als eine E-Mail Vorlage vorhanden ist, kann diese im nächsten Schritt ausgewählt werden. Gibt es nur eine Vorlage, wird diese direkt ausgeführt.
• Ist keine E-Mail-Vorlage vorhanden oder wird im Dialog auf Abbrechen geklickt, wird eine leere E-Mail mit Anhang erzeugt. Ansonsten werden die Angaben aus der Vorlage eingetragen.

Die E-Mails werden je nach Einstellung auf der Vorlage (siehe E-Mails versenden über) als Entwurf in Outlook gespeichert oder direkt versendet. Wenn ein Firmenlogo hinterlegt ist, wird dieses unten in der E-Mail angezeigt.

Anforderungen an die Berichtsvorlagen

Es stehen Berichtsvorlagen zur Auswahl, die folgende Anforderungen erfüllen:

• Der Bericht ist aktiv
• Der Bericht muss auf der Klasse des Objektes registriert sein
• Der Bericht muss auf einzelnen Objekten ausführbar sein
• Es muss ein Speicherpfad eingetragen sein (nur bei Systemeinstellung Dokumentspeicherung Dateisystem oder DMS)
• Für mindestens ein Objekt in der Liste ist die eventuell eingetragene Bedingung wahr

Auch auf Listen werden nur die Einzel-Berichte berücksichtigt. Jeder Bericht wird für jedes Objekt in der Liste einmal generiert. Wird der Vorgang auf einer Liste ausgeführt, dürfen entsprechende Office-Berichte kein showcustomdialog oder inputbox enthalten, da dies sonst für jedes einzelne Objekt angezeigt wird. Bei Einzelausführung hingegen sind interaktive Abfragen möglich.

Anforderungen und Download

• Für diese Funktion ist die Produktlinie Expert Voraussetzung.
• Die Zusatzklasse27 darf noch nicht in Verwendung sein, ausser sie hat die Eintrag Id ClassSettingsZK27EMailTemplates und kommt vom bereits importierten Config Set Mahnwesen .
• Microsoft Outlook für Windows muss installiert sein.

Wichtige Hinweise vor dem Import des Config Sets finden Sie im Artikel Wissenswertes zu den Zusatzfunktionen . Config Sets verändern Daten in Vertec, wodurch bestehende Daten überschrieben werden können.

Den genauen Importvorgang finden Sie im Artikel über die Config Sets .

Laden Sie die Zusatzfunktion mit nachfolgendem Download Link herunter:

Durch den Import des Config Sets werden folgende Objekte angelegt: