Erste Schritte: Projekte anlegen

Um die Leistungserfassung nutzen zu können, muss ein entsprechendes Projekt angelegt und aktiv sein. Welche Grundeinstellungen nötig sind, erläutert der folgende Artikel.

Eröffnen Sie zuerst ein neues Projekt, indem Sie auf den Menübutton + klicken und dann Projekt auswählen. Sollten Sie den entsprechenden Kunden noch nicht als Firma angelegt haben, müssen Sie dies zuerst über die Adressverwaltung tun. Wie das funktioniert, lesen Sie im Artikel Adressen anlegen.

Folgende Angaben sind erforderlich für ein Projekt:

• Projektcode (Buchstaben, Zahlen oder Kombination)
• Auswahl Kunde
• Betreffend (erscheint auf der Rechnung)
• Projekttyp (produktiv/unproduktiv)
• Tarifstufe
• MwSt-Satz
• Rechnungsintervall
• Projektleiter

Darüber hinaus können optionale Einstellung vorgenommen werden:

• Beschreibung des Projekts
• Sprache
• Hauptbearbeiter
• Hauptbearbeiter Stv.
• Sekretariat
• Bemerkungen

Ausführliche Erklärungen zu diesen und weiteren Einstellung finden Sie im Knowledge Base Artikel Projekte erfassen.

Bearbeiter zuordnen

Nachdem das Projekt erstellt ist, können die Bearbeiter darauf erfassen. Sollen nur bestimmte Bearbeiter auf bestimmten Projekten erfassen können, steuern Sie das über die Systemeinstellungen Projekt / Mandat > Bearbeiter müssen bei Projekt zugeordnet werden. In diesem Fall müssen bei den Projekten jeweils die berechtigten Bearbeiter hinzugefügt werden.

Projektphasen

Um ein Projekt detaillierter zu strukturieren, bietet Vertec mit dem Modul Budget & Teilprojekt Projektphasen an. Basierend auf Projektphasen kann die Angebotserstellung, Leistungserfassung und Rechnungsstellung genutzt werden. Auf den Projektphasen kann mittels Projektkalkulation das Budget des Projekts kalkuliert und verwaltet werden. Folgende Budgetzahlen können hinterlegt werden:

Leistungen

• Aufwand (Anzahl Stunden)
• Honorar extern (Betrag)
• Honorar intern (Betrag)
• Kosten (interne Kosten)

Spesen und Auslagen

• Betrag (extern)
• Kosten (intern)

Projektphasen können auch als pauschal markiert werden durch das Setzen des Häkchens pauschal. Dadurch entspricht das Budget dem Pauschalbetrag. Sobald eine Pauschalphase als abgeschlossen markiert wird, erscheint diese Phase auf der nächsten Rechnung mit dem Betrag, der als Pauschalbetrag angegeben wurde.

Ausführliche Informationen rund um Projektphasen bietet der Knowledge Base Artikel Projektphasen 

Nun ist Ihr Projekt aktiv und Sie können Leistungen, Spesen und Aktivitäten auf das Projekt bzw. auf Projektphasen erfassen. Basierend auf erfassten Leistungen können nun auch Rechnungen erstellt werden. Ausführliche Artikel dazu finden Sie hier:

Leistung erfassen

Spesen erfassen

Aktivitäten

Rechnung erstellen