Installation Outlook Adress-Schnittstelle

Die Outlook Adressen Schnittstelle ermöglicht es, Adressen von Vertec in Microsoft Outlook zu exportieren oder von Microsoft Outlook in Vertec zu importieren. Nachfolgend finden Sie eine Anleitung zur Installation der Outlook Schnittstelle.

Zur Installation der Schnittstelle gehen Sie wie folgt vor:

1. Im Vertec-Verzeichnis auf dem Server befindet sich ein Unterverzeichnis für die Extensions (C:\Programme\Vertec\Extensions).
2. In diesem Verzeichnis müssen sich die Dateien Outlook.py und ExtAdressOutlookExport.ini für den Outlook-Export bzw. ExtAdressOutlookImport.ini für den Outlook-Import befinden. Weiter muss auf dem PC oder Server, auf dem der Import/Export laufen soll, Outlook installiert sein (Exchange-Server reicht nicht).
3. Starten Sie Vertec und melden Sie sich als Administrator an.
4. Klicken Sie im Ordner Einstellungen auf Extensions.
5. Öffnen Sie die entsprechende Schnittstelle und klicken Sie auf Installieren.

Für die Funktionsfähigkeit der Schnittstelle müssen folgende Systemeinstellungen gesetzt werden:

Bestimmen Sie den Outlook Kontakte Ordner, in den die Vertec Adressen exportiert bzw. aus dem sie importiert werden sollen. Unter Systemeinstellungen > Adressen wird der Outlook Export Kontakte Ordner bzw. Outlook Import Kontakte Ordner wie folgt gesetzt:

Für den öffentlichen Ordner im Outlook gibt es in Vertec die Variable default public. Diese steht für den Ordner inkl. Benutzerinfos (in der Form öffentlicher Ordner - peter.muster). Dann wird weiter der Kontakte-Ordner angegeben, und zwar genau so, wie er geschrieben ist (Gross-/Kleinschreibung beachten), zum Beispiel:

default public/Kontakte

Handelt es sich um eine lokale Outlook-Installation bzw. wird der Kontakte-Ordner aus den persönlichen Ordnern des Benutzers ausgewählt, wird statt default public nur default angegeben:

default/Kontakte

Das zweite Property Vertec Adressen Export Ordner wird einerseits für den Outlook-Export benötigt, um die Schnittstelle im Batchmodus zu betreiben, und andererseits als Grundlage für den Menupunkt Einstellungen > Adressen in Outlook exportieren, siehe Outlook Adressen Export. Es definiert einen Vertec Ordner, aus dem alle vorhandenen Adressen ins Outlook exportiert werden. Klicken Sie auf die drei Punkte, um den Dialog aufzurufen.

Wichtig:

• Die Benutzer, welche Adressen exportieren sollen, müssen auf diesem Ordner Schreibberechtigung haben.
• Die Quell- und Zielordner für die Outlook Schnittstelle sind im Vertec nicht benutzerspezifisch. Sie gelten somit für alle Mitarbeiter. Es ist aber möglich, das Ganze so einzurichten, dass es doch benutzerspezifisch ist:

Der Pfad, der als Quell- und Zielordner eingetragen wird, ist relativ. Das heisst, dass auch persönliche Ordner ausgewählt werden können. Wichtig dabei ist, dass sich ein Ordner dieses Namens jeweils bei jedem Mitarbeiter befindet.

Auf einer Adresse im Vertec kann ein Betreuer angegeben werden. Jeder Mitarbeiter, der irgendwo als Betreuer angegeben ist, erhält einen Unterordner betreute Adressen. Dieser kann ausgewählt werden als Quellordner für den Outlook-Export:

Soll der Outlook Kontakte Ordner aus den persönlichen Ordnern ausgewählt werden, wird dafür die Variable default verwendet (wie bei lokalen Outlook-Installationen, siehe oben):

default/Kontakte

Mittels des Mapping Files kann die Zuordnung von Outlook Feldern zu den Vertec Feldern bestimmt werden. Eine detaillierte Beschreibung finden Sie in den Artikeln Mapping-File (Export) bzw. Mapping-File (Import).