E-Rechnungsvorlagen

E-Rechnungen sind streng formatierte, strukturierte und elektronisch vorliegende Datensätze mit gewissen Format-, Inhalts- und Strukturvorgaben. Mit dieser Zusatzfunktion lassen sich per Knopfdruck E-Rechnungen (ZUGfERD- und XRechnungen) nach individuell anpassbaren Vorlagen erstellen.

Mehr zu E-Rechnungen in Vertec finden Sie hiersowie in unserem Blog-Artikel zum Thema "Die Pflicht zur E-Rechnung in Deutschland".

Bei dieser Anwendung handelt es sich um eine Zusatzfunktion. Das entsprechende Config Set finden Sie hier.

Informationen zu EU Richtlinien und Rechnungsformaten

Ab 2025 sind Unternehmen in Deutschland dazu verpflichtet, E-Rechnungen zu empfangen.

Spätestens ab 2028 müssen E-Rechnungen nicht nur empfangen, sondern auch verschickt werden können.

Zu den E-Rechnungsformaten gehören PDF-Dateien mit integrierten strukturierten Daten (ZUGFeRD) und XML-Dateien (XRechnung, LEDES, EDI, Peppol).

Anwendung

Durch den Import dieser Zusatzfunktion werden notwendige Vorlagen und Scripts (siehe weiter unten) angelegt, womit auf Rechnungen via Aktionen-Menü oder Button die Option E-Rechnung erstellen zur Verfügung steht:

In welchem Format und auf Basis welcher Vorlage die E-Rechnung erstellt wird, kann in den Systemeinstellungen (siehe weiter unten) definiert werden. Sobald alle erforderlichen Daten hinterlegt sind, kann eine E-Rechnung erstellt werden.

Mit Klick auf E-Rechnung erstellen wird (je nach Einstellung der Dokumentspeicherung) eine Aktivität geöffnet, welche das Dokument speichert und als Vorschau anzeigt. Via Button Bearbeiten unterhalb der Vorschau wird die E-Rechnung im entsprechenden Format geöffnet:

Beispiel einer E-Rechnung im PDF+XML Format (ZUGFeRD Standard)
Beispiel einer E-Rechnung im XML Format (XRechnung)

Standardwerte in den Systemeinstellungen

Die Standardeinstellungen für das Erstellen von E-Rechnungen können in den Systemeinstellungen im Tab Rechnung definiert werden:

Das Feld E-Rechnungsstandard bestimmt den Standardwert für das Format und das Feld E-Rechnungsvorlage für die Berichtsvorlage. Diese Standardeinstellungen können bei Bedarf wie folgt überschrieben werden:

• auf dem Projekt oder der Firma auf der Seite Vorgaben:

  

• oder auf den Rechnungen auf der Seite Buchhaltung:

  

Implementierte Vorlagen und Scripts für E-Rechnungen

Im Ordner Einstellungen wird durch den Import des Config Sets der Ordner E-Rechnungen angelegt, der folgende Unterordner enthält:

E-Rechnungsvorlagen	Die Rechnungsvorlagen entscheiden über die Inhalte der E-Rechnung. Es kann definiert werden, welche Gruppierungen, Summen und Anhänge in der Rechnung enthalten sein sollen. Folgende vordefinierten Rechnungsvorlagen werden implementiert: E-Rechnung mit Bearbeitersummen E-Rechnung mit Leistungsliste E-Rechnung mit Phasensummen Mit Auswahl einer Berichtsvorlage, werden die XML-Daten in die PDF-Datei des Berichts eingebettet und damit im Format PDF+XML ausgegeben. Zur Auswahl stehen alle Berichtsvorlagen, bei denen die Checkbox E-Rechnung (Seite Weitere Info) aktiviert ist. Da es für Rechnungen mit reiner XML-Ausgabe keine Berichtsvorlage gibt, werden Dateiname und Aktivitätstyp direkt auf der E-Rechnungsvorlage angegeben. Leistungen, Spesen und Auslagen (nur mit lizenziertem Fremdkosten Modul) können nach Nur Summen Pro Phase Pro Bearbeiter Pro Bearbeiterstufe Pro Typ (z.B. Aktivitätstyp oder expense type) Alle Details OCL Expression gruppiert werden.
E-Rechnungsstandards	Die Rechnungsstandards entscheiden über das Ausgabeformat (PDF+XML oder XML). Dafür wird jedem Standard ein Name zugewiesen sowie ein Script hinterlegt, welches das Format definiert. Folgende Standards werden vordefiniert implementiert: ZUGFeRD 2.2 XRechnung 3.0 (UBL) XRechnung 3.0 (CII) E-Rechnungsstandards können deaktiviert werden, womit sie nicht mehr zur Auswahl stehen.
E-Rechnungsscripts	In diesem Ordner werden die Scripts gespeichert, welche das Ausgabeformat der Rechnungsstandards (siehe oben) definieren.
Typenlisten	In den Typenlisten sind Inhaltslisten für die verschiedenen Standards definiert. E-Rechnungsgruppierungen MwSt-Typ Rabatttyp Rechnungstyp VATEX-Typ Verrechnungsart Währungstyp Zahlungstyp Um diese Daten zu ändern, wenden Sie sich bitte an Ihren Vertec Betreuer.

Voraussetzung für das Erstellen einer E-Rechnung

Um eine E-Rechnung zu erstellen, müssen auf der entsprechenden Rechnung auf der Seite Buchhaltung ein E-Rechnungsstandard und eine E-Rechnungsvorlage definiert sein. Ausserdem müssen folgende Werte hinterlegt sein:

Allgemeine Einstellungen

In den Einstellungen muss

• bei den MwSt-Typenein Code sowie ein Wert im Feld des Abschnitts E-Rechnungen (auf der Seite Weitere Info) ausgewählt sein.
• bei den Währungen ein Wert im Feld des Abschnitts E-Rechnungen (auf der Seite Weitere Info) ausgewählt sein.

Daten des Rechnungsstellers

• Es muss ein Rechnungssteller bzw. die eigene Firma in den Systemeinstellungen hinterlegt sein.
• Es müssen alle Adressdaten des Rechnungsstellers vorhanden sein (PLZ, Ort, Land, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, MwSt-Nummer). Um alle notwendigen Angaben automatisch am richtigen Ort in Vertec abzulegen, kann der Dialog der Zusatzfunktion Rechnungsdaten einrichten verwendet werden.
• Es muss eine IBAN im Zahlungstyp vorhanden sein.
• Es muss eine E-Mail-Adresse für den Projektleiter hinterlegt sein.
• Es muss eine Zahlungskondition auf der Rechnung vorhanden sein.

Daten des Rechnungsempfängers:

• Es muss ein Rechnungsempfänger vorhanden sein.
• Auf dem Rechnungsempfänger muss eine E-Mail-Adresse hinterlegt sein.
• Auf der Firma, welche die Rechnung erhält, muss bei den Kommunikationsmitteln eine Leitweg-ID hinterlegt sein. Dafür wird durch den Import der Zusatzfunktion wird der Kommunikationsmitteltyp Leitweg-ID angelegt. Falls keine Leitweg-ID bekannt ist, kann der Wert 0 eingetragen werden.

Anforderungen und Download

• Für diese Funktion ist die Produktlinie Expert Voraussetzung.

Wichtige Hinweise vor dem Import des Config Sets finden Sie im Artikel Wissenswertes zu den Zusatzfunktionen. Config Sets verändern Daten in Vertec, wodurch bestehende Daten überschrieben werden können.

Den genauen Importvorgang finden Sie im Artikel über die Config Sets.

Laden Sie die Zusatzfunktion mit nachfolgendem Download Link herunter:

Durch den Import des Config Sets werden folgende Objekte angelegt: