Adressen

Die Adressverwaltung im Vertec CRM kennt vier Arten von Adressen

• Person
• Firma
• Kontakt (Firma + Person)
• Paar (Person + Person), nur Linie Expert

sowie Einfache Adressen, welche aber nicht mehr standardmässig verfügbar sind.

Die Adress-Icons sind blau, um sie besonders gut von den grünen Projekt-Icons zu unterscheiden. Neue Adressen erzeugen Sie über den Menü-Button Neuer Eintrag.

Erzeugen Sie eine neue Person. Die Einzelmaske sieht aus wie folgt:

Im oberen Bereich des Fensters werden die Adressangaben erfasst. Im Feld Ansicht sieht man eine Voransicht, wie die Adresse später angedruckt wird (siehe zu diesem Thema den Artikel über die Adresslayouts).

Sie können pro Adresseintrag mehrere Anschriften erfassen. Siehe dazu den Artikel Postadressen / Zweitadressen.

Im unteren Bereich werden die Kommunikationsmittel erfasst.

Auf der Seite Weitere Info können zusätzliche Informationen wie Geburtsdatum, Alias, Kundennummer etc. eingegeben werden.

Firmenadressen werden analog den Personenadressen erfasst.

Firmen können zusätzlich als Mutterfirma - Tochterfirmen miteinander verknüpft werden. Eine Firma kann immer nur eine Mutterfirma haben, es können aber beliebig viele Tochterfirmen zugeordnet werden.

Durch Klick auf den Button mit den drei Punkten erscheint die Adress-Auswahl, aus der die Mutterfirma ausgewählt werden kann.

Sobald eine Mutterfirma-Tochterfirma Verknüpfung besteht, erscheint auf der Firma ein Unterordner  Mutterfirma, in dem die verknüpfte Adresse aufgelistet wird. Auf der Mutterfirma selbst erscheint ein Ordner Tochterfirmen, wo alle zugeordneten Tochterfirmen aufgelistet sind.

Ein Kontakt ist ein Zusammenzug einer Firma und einer Personeninformation. Es gibt zwei alternative Möglichkeiten, Kontakte zu erfassen.

1. Kontakt im Sinne einer Ansprechperson bei einer Firma: Dabei wird die Person direkt auf der Firma erfasst.
2. Kontakt als Verknüpfung zwischen einer Firma und einer Person: Dabei werden eine bestehende Firmenadresse und eine bestehende Personenadresse miteinander verknüpft.

Ein Kontakt mit im Sinne einer Ansprechperson bei einer Firma

Kontakte lassen sich direkt auf einer Firma via Neu-Menü erstellen. Name und Vorname werden manuell in den Feldern eingetragen. Das Feld Firma sowie die entsprechenden Kommunikationsmittel werden automatisch ausgefüllt.

Ein Kontakt als Verknüpfung zwischen Firma und Person

Alternativ dazu besteht die Möglichkeit, als Person eine Personenadresse aus dem System zuzuordnen. Ein solches Vorgehen empfiehlt sich dann, wenn von der Kontaktperson weitere Daten wie Privatadresse, Telefonnummer etc. relevant sind bzw. Sie zu dieser Kontaktperson mehrere Geschäftsbeziehungen haben.

Klicken Sie in diesem Fall im Feld Name auf den Button mit den drei Punkten und wählen Sie eine bestehende Person aus.

Über den X-Button kann die Person wieder entfernt werden. Damit erscheint wieder die andere Ansicht.

Die Standardadresse der Firma wird dem Kontakt automatisch als Standard zugewiesen. Möchten Sie weitere Adressen oder eine andere als Standard wählen, gehen Sie gleich vor, wie wenn Sie sonst eine Zweitadresse erfassen wollen. Es erscheint ein Fenster mit allen verfügbaren Adressen der Firma und der Person, woraus Sie die gewünschte Adresse übernehmen können.

Auf dem Kontakt werden die Kommunikationsmittel von Firma und, falls vorhanden, Person angezeigt. Es können aber auch eigene Kommunikationsmittel auf dem Kontakt eingegeben werden. Wenn ein Kommunikationsmittel auf dem Kontakt erfasst ist, wird dieses zum Standard. Ob ein Kommunikationsmittel zum Kontakt selber gehört, oder ob es von der Firma oder der Person angezeigt wird, ist daran zu unterscheiden, dass die nur dem Kontakt gehörenden Kommunikationsmittel in der Tabelle grün erscheinen.

Falls das Personenkonto eines Kontakts leer ist, wird das Personenkonto der Firma verwendet. Ist auf dem Kontakt ein eigenes Personenkonto hinterlegt, wird dieses verwendet.

Der Auswahlbutton, mit dem man eine Person auswählen kann, ist an das Schreibrecht für das Member person auf dem Kontakt gebunden. Um zu verhindern, dass Personen als Objekte zugeordnet werden können, können Sie diese Berechtigung verweigern:

Das Paar funktioniert ähnlich wie der Kontakt, beim Paar werden einfach zwei Personen miteinander verbunden. Gleich wie beim Kontakt kann das über einen Link zu einem Personen-Objekt oder einfach als Text geschehen.

Erzeugen Sie ein neues Paar. Sie können nun Person A und Person B eingeben, entweder durch die Eingabe von Vor- und Nachname in die Felder oder durch Auswahl einer Person in Vertec über den Button mit den drei Punkten.

Wird eine der beiden Personen aus Vertec ausgewählt, wird automatisch die Adresse dieser Person als Paar-Adresse eingefügt. Sind beide Personen als Objekte verknüpft, wie hier im Beispiel, gilt die erste Adresse, die hinzugefügt wurde.

Sie können auch bei einem Paar, das aus Verknüpfungen oder einer Verknüpfung und einem Text besteht, eine andere Adresse auswählen oder eine neue erzeugen. Dies funktioniert gleich wie das Erfassen von Zweitadressen auf allen Adressarten.

Werden beide Personen als Text eingegeben, können Sie eine Adresse für das Paar hier manuell eingeben:

Klicken Sie auf den Button Adresse auswählen.... Sie müssen dann eine Bezeichnung angeben, daraufhin erscheinen die üblichen Adressfelder, die Sie ausfüllen können.

Die Kommunikationsmittel funktionieren gleich wie bei den Kontakten. Es werden die Kommunikationsmittel von allen Personen angezeigt, die als Verknüpfung zugeordnet sind. Es können aber auch eigene Kommunikationsmittel auf dem Paar eingegeben werden.

Wenn ein solches auf dem Paar erfasst ist, wird dieses zum Standard. Ob ein Kommunikationsmittel zum Paar selber gehört, oder ob es von einer Person angezeigt wird, ist daran zu sehen, dass die zum Paar gehörenden Kommunikationsmittel in der Liste grün erscheinen.

Auf Adresseinträgen kann ein Projektbearbeiter als Betreuer zugeordnet werden. Dies geschieht im Feld Betreuer auf der Detailmaske der Adresse:

Auf dem Bearbeiter, der als Betreuer bei Adressen eingetragen ist, erscheinen die Adressen im Ordner betreute Adressen:

Je nach Adresstyp werden auf der Seite Weitere Info unterschiedliche Felder angezeigt.

Anschliessend eine Tabelle, welche Felder wo angezeigt werden:

Falls Sie eines dieser Felder auf der Oberfläche eines anderen Adresstyps benötigen, können Sie es via Customizing in den Klasseneinstellungen Adresseintrag einschalten.

Einfache Adressen werden in Vertec seit längerem nicht mehr angeboten, da sie nicht mit anderen Adressen verlinkt werden können und sich somit für die Abbildung von Firmen und Kontakten nicht eignen.

Einfach Adressen sind nach wie vor lauffähig, wir empfehlen aber, diese für neue Adressen nicht mehr zu verwenden.