Prozessoptimierung: So erkennen Sie Ihr Einsparpotential

Wenn interne Abläufe haken, kostet das nicht nur Zeit, sondern vor allem Geld. Viele Unternehmen unterschätzen, wie viel Einsparpotential in der Optimierung interner Geschäftsprozesse liegt. Aber wie genau kann eine sinnvolle Prozessoptimierung aussehen? In diesem Artikel schauen wir uns an, welche Ihrer Prozesse sich einfach verschlanken lassen und was Sie vorab beachten sollten.

Darum geht es in diesem Blogbeitrag:

1. Was ist der Anlass der Prozessoptimierung?
2. Welche meiner Prozesse lassen sich einfach optimieren?
3. Was erfordert Prozessoptimierung?
4. Welche Herausforderungen gibt es?
5. Wie wir Sie unterstützen können

1. Was ist Anlass der Prozessoptimierung?

Sie haben nicht einen grossen Kunden, sondern mehrere Kunden, auf die Ihre erfassten Leistungen verteilt und abgerechnet werden? Dann schreiben Sie vermutlich immer mehr Rechnungen. Den Aufwand in der Rechnungsstellung können Sie erheblich reduzieren, indem Sie Ihre internen Prozesse und Methoden sinnvoll verschlanken.

Erfassen alle Mitarbeiter ihre Leistungen digital in einem zentralen System, entfallen bei der Rechnungsstellung zahlreiche manuelle und damit fehleranfällige Zwischenschritte. Das Back Office kann in wenigen Klicks pro Kunde und Projekt die erfassten Leistungen für einen bestimmten Zeitraum als digitale Rechnung ausgeben. Die Weitergabe an den Steuerberater erfolgt per Knopfdruck und Ihre Effizienz wird so erheblich gesteigert.

2. Welche meiner Geschäftsprozesse lassen sich einfach optimieren?

Für die Optimierung eignen sich Aufgaben, denen wiederholende Tätigkeiten oder Aktivitäten zu Grunde liegen. Denn nur wenn gewisse Abläufe immer wieder in der gleichen Weise bearbeitet werden, kann man sie sinnvoll standardisieren.

Beispiel 1: Ressourcenplanung

Pflegen alle Ihre Mitarbeiter ihre Anwesenheitszeiten und erfassen zuverlässig Abwesenheiten und Leistungen, können Sie daraus für Ihre Ressourcenplanung wichtige Informationen ziehen. In einem ERP-System sehen Sie die verfügbaren Zeiten jedes Mitarbeiters und können die Ressourcen einteilen.

Zugleich wissen Sie, ob Sie genügend freie Kapazitäten haben, um ein neues Projekt anzunehmen.  Sie müssen sich dafür nicht mühsam durch verschiedene Excel-Sheets oder andere Dateien arbeiten, sondern erhalten in einem System eine filterbare Ansicht.

Dadurch verbessern sich auch Ihr Angebotsprozess sowie die interne Kommunikation. Die Mitarbeiter aus dem Vertrieb wissen, wie es um die Ressourcen Ihres Teams steht. Sie können dem Kunden konkret sagen, ab wann ein neues Projekt umgesetzt werden kann.

Beispiel 2: Sales-Pipeline

Häufig werden Kontakte oder Leads individuell in Outlook erfasst. Erfasst Ihr Verkaufsteam dagegen ab sofort alle eingehenden Kontakte und Leads in einem System, rufen Sie dort sowohl eine Übersicht als auch den aktuellen Status zu jedem einzelnen Lead ab. Im Management haben Sie Ihren Forecast im Blick und arbeiten mit verlässlichen Daten. Als Vertriebsleiter müssen Sie nicht bei jedem Sales-Mitarbeiter abfragen, wie der Status zu seinen Leads ist.

3. Was erfordert Prozessoptimierung?

Für die kontinuierliche Verbesserung Ihrer Prozesse braucht es Durchhaltevermögen. Anfangs werden sie sogar einen internen Mehraufwand verursachen. Doch diese Investition zahlt sich langfristig aus. Schaffen Sie es beispielsweise, den Arbeitssaufwand der einzelnen Verkaufsprozesse durch die gezielte Optimierung zu halbieren, profitiert Ihr Unternehmen davon massgeblich.

Ein Tipp: Starten Sie Ihre Prozessoptimierung mit einem klaren Fokus. Betrachten Sie beispielsweise zu Beginn alle Prozesse, die den Verkauf in Ihrem Unternehmen betreffen und gehen von dort ausgehend alle einzelnen Teil-Prozesse stringent durch. Erst wenn Sie in diesem klaren Rahmen alle Fallstricke gefunden und Ihre Anpassungen erfolgreich umgesetzt haben, machen Sie sich an die Optimierung des nächsten Prozesses wie beispielsweise Ihrer Rechnungsstellung.

4. Welche Herausforderungen gibt es?

Wenn Sie sich mit der Optimierung Ihrer Geschäftsprozesse beschäftigen, werden Sie vor unterschiedlichen Hürden stehen, die es zu überwinden gilt. In jedem Unternehmen gibt es beispielsweise Mitarbeiter, die auf Veränderungen in ihrem Arbeitsumfeld eher ablehnend reagieren. Diese trotzdem abzuholen und von neuen Prozessen und den dahinter liegenden Potentialen zu überzeugen, gelingt mit einer durchdachten Kommunikationsstrategie.

Wenn Sie sehr individuell gestaltete Prozesse haben, ist eine sinnvolle Optimierung fraglich. Denn der Aufwand ist schlicht viel zu gross. Hier stellt sich eher die Frage, ob Sie Ihre Prozesse nicht vereinheitlichen können. Vielleicht mangelt es bei Ihnen aber auch intern an der passenden Infrastruktur durch Server und Rechenleistungen. Diese bildet die Grundlage, um beispielsweise ein neues Software Tool erfolgreich an den Start zu bringen. Und zu guter Letzt sind auch die finanziellen Mittel für eine Prozessoptimierung innerhalb Ihres Unternehmens ein wichtiger Baustein.

Wenn Sie jede dieser Herausforderungen vor dem Start abwägen, können Sie die entsprechenden Risiken ganz anders begegnen und die einzelnen Schritte darauf anpassen.

5. Sie brauchen Unterstützung?

Dann melden Sie sich gern für eine unverbindliche Prozessoptimierung bei uns. Im persönlichen Gespräch finden wir gemeinsam mit Ihnen individuelle Lösungswege und unterstützen Sie gern bei dem Start.