Arqum GmbH

Philipp Leinfelder, Geschäftsführer, Arqum GmbH

Tätigkeitsfeld: mittelständisches Beratungsunternehmen für die Entwicklung praxisorientierter Managementkonzepte und innovativer Lösungen in den Bereichen Umwelt- und Klimaschutz, Ressourcen- und Energieeffizienz, Arbeitssicherheit, Qualität und internationale Zusammenarbeit

Standorte: München, Berlin, Stuttgart, Frankfurt a. M., Hannover

Herausforderungen

• Zu viele Einzellösungen
• Keine durchgängigen Prozesse, dafür viel Access, Excel und Word
• Keine zentrale Datenbasis, Mehrfacherfassungen
• Zunehmende Relevanz von mobilem Arbeiten

Nutzen

• Kombination aus Zeiterfassung und Ressourcenplanung
• Alle Prozesse digital in Vertec abbildbar
• Einfaches mobiles Arbeiten
• Digitale Leistungserfassung und Fakturierung
   

Vertec Leistung & CRM inkl. aller Apps, Budget & Teilprojekt, Ressourplanung
 

50-100 Vertec User

Die Geschichte von Arqum und Vertec begann recht klassisch und aus Marketingsicht schon nahezu ideal: auf Google gesucht und interessanten Softwareanbieter gefunden. Allerdings davon ausgehend, dass man einen Anbieter von CRM-Software für Dienstleister suche. Zwar war man da bei Vertec schon an der richtigen Adresse, aber die Business Software für projektorientierte Dienstleister ist weit mehr als «nur» ein CRM, sondern eine integrierte Lösung aus CRM und ERP.

Nutzen erkannt, Software gekauft

Schnell war der kostenlose 30 Tage Test gelöst, sodass man die Software direkt ausprobieren konnte. Zwar lag das Augenmerk immer noch auf der CRM-Funktionalität von Vertec, so änderte sich dies aber nach einer Demo mit dem Vertriebsteam.

«Letztendlich hat sich dann schnell rausgestellt, dass unser Bedarf noch mehr die Funktionalität eines ERP Systems umfasst. Eine integrierte Lösung schien uns daher ideal.»

Eins der entscheidenden Kriterien für Arqum war vor allem, dass Vertec einfach zum Unternehmen passt, ohne sich selbst zu stark verändern zu müssen.

«Im Austausch mit Vertec wurde schnell deutlich, dass man bei Vertec weiss, wovon man spricht, die Branche und ihre Bedürfnisse genau kennt.»

Der Schritt in das Vorprojekt war dann nicht mehr weit. Seit 2018 ist man mittlerweile Kunde. Aber worin lagen genau die Gründe, eine Business Software einzuführen

Durchgängige Prozesse statt Medienbrüche

Bei Arqum war man sich im Klaren, dass Geschäftsprozesse digitalisiert und einheitlich abbildbar gemacht werden sollten. Eine der Herausforderungen bestand in zu vielen Einzellösungen für unterschiedliche Themen.

Der Einsatz von viel Access, Excel und Word war an der Tagesordnung. Die Prozesse waren also nicht durchgängig. Mehrfacherfassungen im Backoffice kosteten Zeit und somit Geld. Da musste Entlastung her.

Mangelnde Transparenz in den einzelnen Abläufen und langes Suchen nach Daten und Informationen nahm zusätzlich viel Zeit in Anspruch.

Zentrale Bedürfnisse eines Beratungsunternehmens

Das sollte sich mit Vertec ändern. Zentrale Bedürfnisse des Beratungsunternehmens stellen die Leistungserfassung und das Abrechnen der erfassten Leistungen dar. Die Leistungserfassung hat sich durch den Einsatz von Vertec stark vereinfacht und ist nun auch mobil möglich.

Berater sind für gewöhnlich viel unterwegs und können mithilfe der Phone App ihre Leistungen direkt über ihr mobiles Endgerät erfassen und auch Spesenbelege hochladen. Da man ab sofort «alles» in Vertec erledigt und somit eine zentrale Datenbasis hat, entfallen die Mehrfacherfassungen und auch die Fehleranfälligkeit sinkt.

Mit den meisten Mehrwert hat die Kombination aus Zeiterfassung und Ressourcenplanung gebracht, die ebenfalls mit Vertec abgebildet ist. Wie sind die Sollzeiten der Mitarbeitenden? Wer hat wann Urlaub? Wer ist wann und wie lange auf welche Projekte gebucht?

So lassen sich einfach und schnell Aussagen zur Auslastung in der Firma treffen.

«Mit Vertec haben wir unsere verfügbaren Kapazitäten stets im Blick. Kurz, Vertec ist eine Investition, die sich gelohnt hat.»