Der Chatbot hilft Ihnen bei Fragen rund um das Produkt und die Anpassbarkeit der Software. Wie bei allen AI-generierten Daten sollten die Antworten bei kritischen Informationen verifiziert werden. Nehmen Sie dafür gerne Kontakt mit uns auf. Weitere Informationen zur Verarbeitung der Chat-Daten bieten wir auf der Datenschutzseite.
Die besten Antworten liefert der Chatbot, wenn Ihr Input möglichst viele Informationen enthält. Zum Beispiel:
«Welche Apps stehen im Vertec Cloud Abo zur Verfügung?»
Mit dieser Zusatzfunktion können Dokumente direkt aus Vertec an Outlook E-Mails angehängt und versendet werden.
Produktlinie
Standard
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Expert
Betriebsart
CLOUD ABO
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ON-PREMISES
Module
Leistung & CRM
Budget & Teilprojekt
Fremdkosten
Ressourcenplanung
Business Intelligence
Erstellt: 18.05.2021
Aktualisiert: 17.09.2024
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Neue Version des Config Sets publiziert mit der Übersetzung des Betreffs in die Projektsprache.
Bei dieser Anwendung handelt es sich um eine Zusatzfunktion. Das entsprechende Config Set finden Sie hier.
Mit dieser Zusatzfunktion können Dokumente direkt aus Vertec an Outlook E-Mails angehängt sowie eigene, individuelle E-Mail-Vorlagen erstellt werden.
Hinweis: Früher hiess die Zusatzfunktion "E-Mail-Vorlagen". Sie können dieses Config Set über das alte installieren, dabei werden jedoch Listeneinstellungen und andere selber gemachte Anpassungen überschrieben. Nach dem Import der neuen Version muss das Feld Auswahl Textkörper neu gesetzt werden.
Anwendung
Im Rootordner Einstellungen wird der Ordner Berichtversand mit dem Unterordner Vorlagen Berichtversand angelegt.
Vorlagen verwalten
Die Vorlagen werden im Ordner Vorlagen Berichtversand gepflegt. Der Ordner enthält die zwei vordefinierten Berichtsvorlagen Offerte (Angebot) und Rechnung. Zu jeder Vorlage können die folgenden Informationen angegeben werden:
Bezeichnung
Unter diesem Namen wird die Vorlage im Dialog angezeigt.
Klasse
Gibt an, für welche Klasse die Vorlage gültig ist. Es muss eine gültige Vertec-Klasse eingetragen werden.
Bedingung
Hier kann optional eine Bedingung eingegeben werden. Diese wird auf Listen nicht ausgewertet. Wenn es jedoch nur ein einzelnes Objekt gibt, werden nur diejenigen E-Mail Vorlagen zur Auswahl angeboten, bei denen die Bedingung erfüllt ist.
Der Betreff wird in die jeweilige Projektsprache übersetzt (via OCL Call Operator).
Neben der Berichtsvorlage kann als Anhang auch ein weiteres Dokument aus dem Dateisystem angehängt werden.
E-Mail Textkörper
Hier kann zwischen Berichtsvorlage (nur Office-Berichte mit Ausgabeformat Word) und Freitext gewählt werden.
Berichtsvorlage: Der Inhalt des generierten Word-Dokuments wird als Textkörper in die E-Mail eingefügt.
Freitext: Der E-Mail Text kann als einfachen Freitext eingegeben werden. Mit dem Button Vorschau in Outlook kann die Vorlage als E-Mail geöffnet werden.
E-Mails versenden über
Hier kann zwischen Outlook und SMTP gewählt werden.
Outlook: Durch die Wahl der Option Outlook wird die E-Mail mithilfe der Python Methode createoutlookmail() erstellt. Die erstellte E-Mail wird in Outlook im Ordner Entwürfe angelegt. Diese Methode funktioniert nur mit der Desktop- oder Cloud App.
SMTP: Durch die Wahl der Option SMTP wird die E-Mail mithilfe der Python Methode sendmail() erstellt und direkt versendet. Diese Methode funktioniert mit allen Apps, On-Premises Kunden müssen jedoch die entsprechenden Systemeinstellungen konfiguriert haben.
E-Mail aus Vorlage erstellen und senden
Um ein Dokument zu erstellen und an eine E-Mail anzuhängen, rufen Sie auf einem Objekt oder einer Liste über das Menü Aktionen das Script E-Mail aus Vorlage erstellen und senden auf:
Anschliessend können Sie auswählen, welche Berichtsvorlage gedruckt werden soll. Es werden alle Vorlagen angezeigt, welche für die entsprechende Klasse registriert sind. Welche Kriterien die Berichte erfüllen müssen, damit sie zur Auswahl erscheinen, finden Sie im Abschnitt Anforderungen an die Berichtsvorlagen weiter unten.
Klicken Sie dann auf OK:
Wenn für die entsprechende Klasse mehr als eine E-Mail Vorlage vorhanden ist, kann diese im nächsten Schritt ausgewählt werden. Gibt es nur eine Vorlage, wird diese direkt ausgeführt.
Ist keine E-Mail-Vorlage vorhanden oder wird im Dialog auf Abbrechen geklickt, wird eine leere E-Mail mit Anhang erzeugt. Ansonsten werden die Angaben aus der Vorlage eingetragen.
Die E-Mails werden je nach Einstellung auf der Vorlage (siehe E-Mails versenden über) als Entwurf in Outlook gespeichert oder direkt versendet. Wenn ein Firmenlogo hinterlegt ist, wird dieses unten in der E-Mail angezeigt.
Anforderungen an die Berichtsvorlagen
Es stehen Berichtsvorlagen zur Auswahl, die folgende Anforderungen erfüllen:
Der Bericht ist aktiv
Der Bericht muss auf der Klasse des Objektes registriert sein
Der Bericht muss auf einzelnen Objekten ausführbar sein
Für mindestens ein Objekt in der Liste ist die eventuell eingetragene Bedingung wahr
Auch auf Listen werden nur die Einzel-Berichte berücksichtigt. Jeder Bericht wird für jedes Objekt in der Liste einmal generiert. Wird der Vorgang auf einer Liste ausgeführt, dürfen entsprechende Office-Berichte kein showcustomdialog oder inputbox enthalten, da dies sonst für jedes einzelne Objekt angezeigt wird. Bei Einzelausführung hingegen sind interaktive Abfragen möglich.
Anforderungen und Download
Für diese Funktion ist die Produktlinie Expert Voraussetzung.
Die Zusatzklasse27 darf noch nicht in Verwendung sein, ausser sie hat die Eintrag IdClassSettingsZK27EMailTemplates und kommt vom bereits importierten Config Set Mahnwesen.
Microsoft Outlook für Windows muss installiert sein.
