Projektphasen

Pauschale Phasen

Pauschal

Phasen können als pauschal markiert werden. Dies geschieht durch Setzen des Pauschal-Häkchens neben dem Budget. Leistungen, Spesen und Auslagen können separat als pauschal markiert werden. Als Pauschalbetrag gilt der eingegebene Budgetbetrag (bei den Leistungen der angegebene Wert im Feld Honorare). So lange die Pauschalphase nicht als abgeschlossen markiert ist, erscheint sie und die darauf erfassten Leistungen (bzw. Spesen oder Auslagen, je nach Pauschale) nicht auf einer Rechnung, falls eine solche erzeugt wird (auf dem Fakturavorschlag sind selbstverständlich auch die Einträge von Pauschalphasen zu sehen).

Pauschalen abgeschlossen per

Sobald eine Pauschalphase als abgeschlossen markiert wird, erscheint sie auf der nächsten Rechnung mit dem Betrag, der als Pauschalbetrag angegeben wurde. Pauschale Phasen können nur als Ganzes verrechnet werden. Es können verschiedene Phasen auf einer Rechnung kombiniert werden. Kommen normale Phasen und Pauschalphasen zusammen auf eine Rechnung, werden die normalen Phasen nach Aufwand und die Pauschalphasen mit dem Pauschalbetrag verrechnet. Das Setzen des Status Abgeschlossen auf einer Pauschalphase bewirkt nicht das Abschliessen der Pauschalphase selbst, weil der Status ja eventuell noch geändert werden soll. Die Pauschalphase muss dann von Hand noch abgeschlossen werden. Bei einer abgeschlossenen Pauschalphase kann der Status nicht mehr verändert werden.

Werte bei Pauschalphasen und -rechnungen

Bei Leistungen, Spesen und Auslagen, die sich auf pauschalen Phasen und Rechnungen befinden, wird der Wert ext anteilsmässig so berechnet, dass die Gesamtsumme der Pauschalsumme entspricht.

Bei dieser Berechnung gibt es eine Vielzahl von Eckdaten, die berücksichtigt werden müssen, wie z.B. die Verrechenbarkeit von Phasen oder Tätigkeiten, externe Fixierung von Werten etc.

Die Berechnung des externen Werts von Leistungen, Spesen und Auslagen bei pauschalen Phasen und Rechnungen erfolgt nach folgendem Schema:

• Für die Skalierung wird die Summe der Leistungen, welche nicht aus irgendeinem Grund 0 sein müssen (nicht verrechenbar, nacherfasst, etc.) abzüglich der extern fixierten Leistungen verwendet. Der Anteil der einzelnen Leistung am Gesamtbetrag berechnet sich aufgrund des eigentlichen externen Wertes, den die Leistung hätte (xWertExt).
• Bei Leistungen auf Pauschalphasen, welche aufgrund ihrer Tätigkeit nicht verrechenbar sind, ist das 'nicht verrechenbar' stärker als die Pauschalphase; die Leistung ist auf jeden Fall 0.
• Es gilt der Grundsatz: Eine pauschale Phase muss immer verrechenbar sein. Ist eine Phase gleichzeitig pauschal und nicht verrechenbar, gewinnt das pauschal.
• Die Berechnungen bei Spesen und Auslagen auf Pauschalphasen erfolgt analog. Die Skalierung erfolgt dabei aufgrund des Wertes WertExtEingabe-Rabattbetrag.

Das gleiche Verhalten ist auch für Pauschalrechnungen implementiert. Dies hat nur eine Auswirkung auf Leistungen, da sich das Setzen eines Pauschalwerts auf der Rechnung nur auf die Leistungen auswirkt.

Pauschalphasen und fixierte Leistungen

Sind Leistungen auf einer Pauschalphase nicht fixiert, werden die externen Werte der Leistungen so manipuliert, dass sie zusammengezählt den Pauschalbetrag ergeben. Sobald aber das externe Werte fixieren-Häkchen gesetzt ist, funktioniert das nicht mehr, Vertec passt solche Leistungen nicht mehr an. Der Pauschalbetrag wird in diesem Fall auf etwaige andere, nicht fixierte Leistungen umgelegt. Sind alle Leistungen fixiert, kann der Pauschalbetrag nicht mehr auf die Leistungen verteilt werden.

In diesem Fall kann es sein, dass das Phasentotal, welches auf der (gedruckten) Rechnung ausgegeben wird und das Gesamttotal der Leistungen angibt, nicht mehr dem Pauschalbetrag entspricht. Dem Kunden verrechnet wird aber in jedem Fall der Pauschalbetrag.

Handling von Subphasen auf pauschalen Phasen

Subphasen von pauschalen Phasen werden wie folgt behandelt:

• Die Leistungen aller Subphasen einer pauschalen Phase werden wie Leistungen der Pauschalphase behandelt. Das heisst sie passen ihren externen Wert an, sobald die Pauschalphase abgeschlossen wird.
• Subphasen einer pauschalen Phase werden inaktiv, sobald die Pauschalphase abgeschlossen wird.
• Auf einer Rechnung kann nur die Pauschalphase selbst zugeordnet werden. Die Subphasen und die einzelnen Leistungen darauf werden nicht direkt auf die Rechnung genommen.
• Subphasen einer pauschalen Phase können nicht pauschal gesetzt werden. Existieren bereits pauschale Subphasen, so wird das Pauschal-Häkchen auf diesen entfernt, sobald die Oberphase pauschal gesetzt wird. Gibt es bereits abgeschlossene pauschale Subphasen, kann die Oberphase nicht mehr pauschal gesetzt werden.
• Bei Subphasen einer pauschalen Phase wird auf dem Einzelfenster die Pauschal-Checkbox ausgeblendet. Damit ist klar, dass es sich um eine Subphase einer pauschalen Phase handelt.

Anmerkung für Versionen vor 5.7

Dieser Abschnitt gilt nur für Versionen ab 5.7. In früheren Versionen wurden Subphasen von pauschalen Phasen wie normale Phasen behandelt. Waren sie selbst nicht pauschal, erschienen die Leistungen darauf separat auf der Rechnung.

Damit pauschale Phasen ohne direkt angehängte Leistungen bei GroupLeistungen und im Benchmarking korrekt behandelt werden, musste die Logik zur Erkennung von Pauschalphasen ohne Leistungen für die Version 5.7 wie folgt ergänzt werden: Neu werden nur Pauschalphasen, welche selbst oder auf direkten Subphasen keine Leistungen haben und deren Subphasen keine weiteren Subphasen aufweisen, als "ohne Leistungen" berücksichtigt. Das bedeutet: eine Pauschalphase mit Subphasen von Subphasen, aber ohne Leistungen in der ganzen Phasenhierarchie wird vom Benchmarking und GroupLeistungen ignoriert. Das ist aber kein Problem, denn eine Subphasenstruktur ist nur zum Erfassen von Leistungen sinnvoll.

Nacherfassen bei abgeschlossenen Pauschalphasen

Auch auf abgeschlossenen Pauschalphasen können noch Leistungen, Spesen und Auslagen nacherfasst werden. Für die Nacherfassung kann die Phase wieder auf aktiv gesetzt werden.

Die nacherfassten Leistungen, Spesen und Auslagen haben immer einen externen Wert von 0, können aber auf einer anderen Rechnung verrechnet werden.

Dafür gibt es auf Leistungen, Spesen und Auslagen ein Member namens nacherfasst. Dieses wird gesetzt, sobald eine Leistung, Spese oder Auslage auf eine abgeschlossene Pauschalphase erfasst wird.

Auf dem Detailfenster von Leistungen, Spesen und Auslagen wird als Grund für den abweichenden externen Wert nacherfasst angezeigt.