Freelancer Management

Diese Zusatzfunktion vereinfacht die Verwaltung und Abrechnung von Freelancern.

Als Bearbeiter mit eingeschränkten Rechten erfassen Freelancer ihre Leistungen und Spesen direkt auf Projekten und Projektphasen. Die Abrechnung erfolgt via Gutschrift, die auf einem Kreditor basiert. Die externen Kosten der Freelancer-Leistungen werden dem Projekt belastet, erscheinen jedoch nicht auf der Enkunden-Rechnung.

Bei dieser Anwendung handelt es sich um eine Zusatzfunktion. Das entsprechende Config Set finden Sie hier.

Voraussetzungen und Grundlagen

Um mit dieser Zusatzfunktion zu arbeiten, muss die eigene Firma sowie ein Standard MwSt-Typ definiert sein. Ausserdem muss für alle involvierten Adressen das Land eingetragen sein, damit die MwSt korrekt abgerechnet wird.

Freelancer werden als normale Bearbeiter erfasst, wobei die Checkbox Freelancer gesetzt und ein Stundenansatz (Ansatz Bearbeiter) eingetragen werden muss. Die Erfassungswährung muss mit der Währung des Stundenansatzes übereinstimmen. Zudem muss eine Adresse zugeordnet werden, die als Lieferantenadresse für die Abrechnung (Gutschrift) verwendet wird. Es wird empfohlen, einen Kontakt anstelle einer Firma zuzuweisen, insbesondere wenn mehrere Freelancer des gleichen Unternehmens arbeiten.

Anschliessend muss der Freelancer nur der - durch die Zusatzfunktion angelegten - Benutzergruppe Freelancer zugeordnet werden, wodurch ihre Berechtigungen eingeschränkt sind. Sie können zwar Ihre Leistungen und Spesen erfassen, sehen auf den Projekten aber beispielsweise keine Preise oder Kosten.

Anwendung

Freelancer können nun direkt auf den Projekten oder Projektphasen ihre Leistungen und Spesen erfassen.

Hinweis: Es wird empfohlen, dass alle Bearbeiter ihre Spesen in der Leitwährung erfassen, um zusätzliche Kreditoren pro verwendeter Währung zu vermieden.

Alle Bearbeiter mit aktivierter Checkbox Freelancer befinden sich im Ordner HR unter Freelancer. Die Spalten Leistungen / Spesen nicht auf Kreditor zeigen alle Leistungen und Spesen, die noch nicht abgerechnet wurden:

Für eine detaillierte Auflistung können in den Unterordnern Freelancer Kreditoren, Freelancer Leistungen und Freelancer Spesen für einen definierten Zeitraum alle Leistungen, Spesen oder Kreditoren eingesehen werden, die bereits auf einem Kreditoren enthalten sind oder nicht (siehe Checkbox Auf Kreditor).

Hier zum Beispiel alle noch nicht verrechneten Leistungen dieser Freelancer:

Freelancer-Kreditoren erstellen

Auf einer Liste oder einzelnen Bearbeitern kann die Aktion Freelancer Kreditoren erstellen ausgeführt werden, womit nur Kreditoren von Freelancern berücksichtigt werden. Es erscheint ein Dialog, um den gewünschten Zeitraum zu definieren. Standardmässig ist der Vormonat eingetragen. Mit einem Klick auf OK werden automatisch die gewünschten Kreditoren erstellt.

Die Liste aller erstellten Kreditoren wird daraufhin automatisch geöffnet. 

Auf einem einzelnen Kreditoren wird der entsprechende Lieferant (Adresse auf dem Bearbeiter), der Betrag aus Auslagen und Spesen sowie ein Text eingetragen. Ausserdem

• wird eine Aktivität vom Typ Kreditor angelegt, die eine Gutschrift enthält (1)
• ist der entsprechende Lieferant verlinkt (2) und
• sind alle Leistungen und Spesen als Auslagen zugeordnet (3).

1	Die Gutschrift kann auf der Seite Dokument via Button Bearbeiten geöffnet werden. Dieses Dokument kann als Gutschrift gegenüber dem Freelancer (-Unternehmen) verwendet oder gegen die Rechnung des Freelancers/Unternehmens gebucht werden. Im Falle von Kreditoren mit einer Fremdwährung, ist hier die MwSt = 0, da Dienstleistungen ins Ausland (im europäischen Wirtschaftsraum) ohne MwSt abgerechnet werden können (Reverse Charge). Hinweis: Gemäss Vorgabe im Dienstleistungsgeschäft müssen Spesen zum normalen MwSt-Satz weiterverrechnet werden. Freelancer erhalten den Bruttobetrag der Spesen erstattet, die Spesen werden aber mit dem normalen MwSt-Satz auf der Abrechnung ausgewiesen.
2	Link zur Firma, die als Adresse auf dem Freelancer hinterlegt ist.
3	Diese Auslagen sind sie zwar Teil des Projekts, aus dem die Leistungen und Spesen kommen, bzw. mit dem Projekt verknüpft, haben aber keinen Einfluss auf die Rechnungsstellung, da die externe Kosten = 0 gesetzt sind. Die Kosten des Freelancers werden dem Projekt stattdessen als Auslagen belastet.

Anforderungen und Download

Wichtige Hinweise vor dem Import des Config Sets finden Sie im Artikel Wissenswertes zu den Zusatzfunktionen. Config Sets verändern Daten in Vertec, wodurch bestehende Daten überschrieben werden können.

Den genauen Importvorgang finden Sie im Artikel über die Config Sets.

Laden Sie die Zusatzfunktion mit nachfolgendem Download Link herunter:

Durch den Import des Config Sets werden folgende Objekte angelegt: