E-Rechnungen mit Vertec

Bei E-Rechnungen geht es darum, dass die Rechnungen an den Rechnungsempfänger in einem Format gesendet werden, welches maschinenlesbar ist und somit eine automatische, elektronische Verarbeitung ermöglicht.

Bei Vertec basiert das auf der gewohnten Rechnungsstellung. Ob als PDF, als PDF mit integriertem XML (ZUGFeRD), als reine XML-Datei oder strukturiert für eine Austauschplattform (LEDES, Conextrade), es ist immer dieselbe Rechnung in Vertec.

Vertec bietet folgende Möglichkeiten, Rechnungen in elektronischer Form zu übermitteln:

• Office-Berichte mit integriertem ZUGFeRD: In Vertec können Rechnungen nach ZUGFeRD Standard via Office-Bericht erstellt werden. Dafür werden im Code des Office-Berichts XML-Metadaten generiert und dem Bericht-Mechanismus übergeben werden, welcher die Metadaten ins PDF integriert. Die Rechnung mit Leistungsliste beinhaltet eine solche ZUGFeRD-Beispielimplementation. Siehe hier mehr dazu.
• Zusatzfunktion: Mit der Zusatzfunktion E-Rechnungsvorlagen werden notwendige Vorlagen und Scripts implementiert, womit sich E-Rechnungen (ZUGfERD- und XRechnungen) per Knopfdruck aus Vertec erstellen lassen.
• LEDES: Für den Rechnungsaustausch mit Plattformen im LEDES Format bietet Vertec den LEDES Export, mit welchem sich kundenspezifische LEDES Vorlagen anlegen und Rechnungen im LEDES Format exportieren lassen.

Form vs. Inhalt

Die formalen Anforderungen an eine gültige E-Rechnung sind eine Sache. Der eigentliche Knackpunkt sind jedoch die inhaltlichen Anforderungen Ihrer Rechnungsempfänger. Diese können je nach Empfänger unterschiedlich sein und lassen sich nicht einfach standardisieren. Einige Empfänger schreiben z.B. vor, dass das Land ausgeschrieben werden muss, während wieder andere nur ein ISO Länderkürzel empfangen möchten. Die einen möchten ein Leistungstotal ausgewiesen haben, die anderen eine detaillierte Leistungsliste.

Das bedeutet: Was genau in welcher Form elektronisch übermittelt wird, muss den Spezifikationen der einzelnen Rechnungsempfänger angepasst werden. Sobald Sie also die Anforderungen eines Rechnungsempfängers kennen, müssen Sie diese in der E-Rechnung entsprechend abbilden, wie eine kundenspezifische Berichtsvorlage. Um diesen Prozess für E-Rechnungen zu erleichtern, gibt es die Zusatzfunktion E-Rechnungsvorlagen, welche es ermöglicht, E-Rechnungen pro Rechnungsempfänger zu konfigurieren.

Pflicht zur E-Rechnung in Deutschland

Das Wachstumschancengesetz sieht eine Pflicht zum Versand von Rechnungen in elektronischer Form ab 01.01.2025 vor, mit einer 2-jährigen Übergangsfrist, faktisch also ab 01.01.2027. Der Vertec Blogartikel Die Pflicht zur E-Rechnung in Deutschland gibt dazu einen guten Überblick.

Unter einer E-Rechnung versteht der Gesetzgeber eine Rechnung, welche die europäische Norm EN 16931 erfüllt. Die in der Rechnung mit Leistungsliste implementierten Formate ZUGFeRD 2.x und XRechnung entsprechen dieser Norm. Die ZUGFeRD Implementation daraus kann auch auf andere Office-Berichte übertragen werden.

Wie im obigen Abschnitt erklärt reicht es nicht, nur die formalen Kriterien zu erfüllen, sobald die Rechnungsempfänger Anforderungen an den zu übermittelnden Inhalt haben. Die Zusatzfunktion E-Rechnungsvorlagen bietet die Möglichkeit, E-Rechnungen für unterschiedliche Rechnungsempfänger zu konfigurieren.

E-Rechnungen in der Schweiz

Der Bundesrat der Schweiz hat 2016 beschlossen, die Lieferanten der Schweizerischen Bundesverwaltung zur Einreichung von elektronischen Rechnungen zu verpflichten, sofern der Vertragswert CHF 5'000 übersteigt. Als E-Rechnung werden hier jedoch auch einfache PDF-Dokumente akzeptiert. Alle Informationen dazu finden Sie auf www.e-rechnung.admin.ch.

Aber auch eine Vielzahl von anderen Firmen arbeiten mit E-Rechnungen. Der Handelsplattform Conextrade der Swisscom beispielsweise sind über 23'000 Firmen angeschlossen.

Hier finden Sie eine Beispielimplementation E-Rechnungen mit Conextrade (Schweiz).