AbaConnect XML Kreditoren Schnittstelle

Bei der AbaConnect XML Datei Schnittstelle handelt es sich um eine Dateischnittstelle. Wenn in Vertec ein Buchhaltungsbefehl ausgeführt wird, so werden entweder die entsprechenden Daten in eine Datei geschrieben, oder Daten aus einer Datei von Abacus ausgelesen. Für den Import / Export der besagten Dateien ist der Kunde verantwortlich.

Öffnen Sie in Vertec im Ordner Einstellungen die Extensions. Wählen Sie die AbaConnect XML Kreditoren Schnittstelle und drücken Sie den Installieren-Button.

Einige Systemeinstellungen werden für alle Kreditorschnittstellen installiert. Diese sind im Artikel Systemeinstellungen > Buchhaltung aufgelistet.

Weitere Systemeinstellungen für die AbaConnect XML Kreditoren Schnittstelle sind:

Vertec schreibt seine Buchhaltungsdaten in laufende Arbeitsdateien, welche im oben genannten Abacus Pfad für XML Dateien abgelegt werden. Arbeitsdateien sind immer mandantspezifisch und heissen zum Beispiel: Kredi_7777.xml. Es handelt sich hier um eine Datei mit Kreditordaten für den Mandanten 7777.

Eine Ausnahme bilden hier die Kreditoradressen: Da Adresseinträge in Vertec keinen Mandanten bzw. nur den aus den Systemeinstellungen haben, müssen sie ohne Mandanteninformationen exportiert werden. Nur so ist es anschliessend möglich, die Daten in jeden gewünschten Mandanten einzulesen. Die entsprechende Datei heisst Kredi.xml.

Diese Dateien dürfen vom Benutzer nicht verändert werden.

Bevor Sie die Daten in Abacus einlesen können, muss die Buchungsdatei abgeschlossen werden. Klicken Sie dafür auf Menü Aktionen > Abacus Kreditoren Buchungsdatei abschliessen. Dieser Befehl überführt die Daten aus der Arbeitsdatei in Importdateien mit voranstehendem Zeitstempel. Diese Dateien werden von Vertec nicht mehr verändert und können in Abacus eingelesen werden. Bei anschliessenden erneuten Buchhaltungsbefehlen in Vertec legt Vertec selbstständig neue Arbeitsdateien an.

In Abacus werden die Daten im Programm 625 eingelesen. Die Importdateien (ausser die mit den Kreditoradressen, siehe vorheriger Abschnitt) enthalten die Mandantinformationen. Wird versucht, mandantfremde Daten in einen Mandanten einzulesen, wird von Abacus ein Fehler gemeldet.

Abacus generiert beim Import ein Fehlerprotokoll. Falls Fehler gemeldet werden, müssen die entsprechenden Daten in Vertec und / oder Abacus vom Kunden korrigiert und der fehlgeschlagene Buchhaltungsbefehl erneut augeführt werden.

Strasse und Hausnummer

Abacus hat ab Version 2021 eine Trennung von Strasse und Hausnummer bei den Adressen eingeführt. Daher werden ab Vertec Version 6.5.0.23 die Adressen der Kontakte in Vertec mit getrennter Strasse und Hausnummer nach Abacus exportiert. Nachfolgende Beispiele werden unterstützt:

• Musterstrasse 123: Musterstrasse und 123
• Musterstrasse 123a: Musterstrasse und 123a
• Musterstrasse 123.1: Musterstrasse und 123.1
• Musterstrasse 123abc.1: Musterstrasse und 123abc.1
• Muster Hausen-Strasse 123: Muster Hausen-Strasse und 123
• Muster Hausen-Strasse: Muster Hausen-Strasse und NULL
• 1ste Muster Hausen-Strasse: 1ste Muster Hausen-Strasse und NULL

Es werden die ersten beiden Zeilen und ab Version 6.6.0.8 alle Zeilen für die Strasse- und Postfachadresse berücksichtigt.

Postfach Adressen werden sinnvoll in Postfach Text und Postfach Nummer aufgeteilt. Folgende Schlüsselwörter werden unterstützt:

• Postfach
• Apartado postal
• Boîte postale
• Case postale
• Casella postale
• Box
• Postbus
• P.O. Box

Die Abacus Schnittstellen haben eine eingebaute Mapping Tabelle zur Bestimmung des bei Buchungen zu verwendenden Country-Codes. Diese Tabelle erlaubt es, dass Klartext Ländernamen in Vertec Adresseinträgen auf die von Abacus verwendeten Länderkürzel umgesetzt werden (z.B. Schweiz = CH). Im Moment enthält die Mapping-Tabelle Einträge für die Schweiz, Deutschland, Italien und Frankreich.

Ist ein Land nicht in dieser Tabelle, verwendet die Schnittstelle ab Vertec 6.1.0.12 das Land auf der Adresse direkt als Countrycode für die Schnittstelle. Es muss also darauf geachtet werden, dass das Land ein gültiger Abacus Ländercode ist. Ist das Land leer, wird CH verwendet.

Beispiel Standardländercode:

• leer: CH wird übergeben (Defaultwert)
• DE oder DEU: DE wird übergeben (in Mapping-Tabelle)
• AT: nicht in Vertec-Mapping-Tabelle, aber in Abacus vorhanden
• OE: gibt Abacus-Fehler, da in Abacus nicht bekannt

Um Personenkonten, Konten und Kostenstellen aus Abacus in Vertec auswählen zu können, müssen diese in Abacus exportiert und die Dateien mit korrektem Namen im oben genannten Abacus Pfad für XML Dateien abgelegt werden.

• Name der Datei: suppliers.xml
• Export: Programm 625, Version 2012

• Name der Datei: accounts.txt
• Export: Programm 425, mit Cursor im Feld Nummer F4 drücken, eine Liste der Konten erscheint. Am unteren Fensterrand können die Daten in eine Datei exportiert werden. Die Spalten müssen der Standardeinstellung von Abacus entsprechen.

• Name der Datei: costcenters.txt
• Export: Programm 426, mit Cursor im Feld Nummer F4 drücken, eine Liste der Kostenstellen erscheint. Am unteren Fensterrand können die Daten in eine Datei exportiert werden. Die Spalten müssen der Standardeinstellung von Abacus entsprechen.

Befinden sich diese Dateien im Verzeichnis, können die Werte in Vertec in den entsprechenden Feldern ausgewählt werden:

Die Daten sind mandantspezifisch. In Vertec wird der Mandant beim Lesen dieser Daten aber nicht berücksichtigt. Bitte vergewissern Sie sich, dass sich die verwendeten Dateien auf den richtigen Mandanten beziehen, bevor Sie sie verwenden.