So wird die Vertec Einführung Ihr Erfolg – von Einführungskonzept bis Go live

02.07.2024

Passt Vertec zu Ihrem Unternehmen – und Ihr Unternehmen zu Vertec

Bei der Evaluation einer CRM und ERP Software gibt es einiges zu beachten. Wichtige Kriterien sind Bedienbarkeit, Kosten und Funktionsumfang. Ausserdem spielt die Branchenexpertise des Anbieters eine entscheidende Rolle. Ängste und Bedenken vor der Einführung einer neuen Software sollten bestmöglich ausgeräumt werden.
Seit 25 Jahren führt Vertec in seinen Zielbranchen, Anwälte, Treuhänder, Ingenieure, IT-Services, Consultants und projektorientierte Dienstleister, erfolgreich Software ein.

Das Ziel von Vertec ist dabei klar: in einem integrierten CRM- und ERP-System sollen Sie in der Lage sein, Ihre Prozesse abzubilden und zu automatisieren. Gemeinsam mit Ihnen klären wir welche Ihrer täglichen Aufgaben sich mit Vertec im Standard lösen lassen. Die 9 Aufgabengebiete in Vertec geben einen guten Überblick darüber. Für branchentypische Prozesse bietet Vertec Zusatzfunktionen an, die bei Bedarf ergänzt werden können.

Während einer ersten kostenlosen Demo mit unserem Vertriebsteam finden wir gemeinsam mit Ihnen heraus, inwieweit Vertec Ihre Bedürfnisse abdeckt und zu Ihren Unternehmensprozessen passt. Auch die Frage, wie sich Vertec in Ihre Umsysteme einfügt, ob und wenn ja, welche Daten aus einem Vorsystem migriert werden sollen und welche Aufgaben möglicherweise ausserhalb von Vertec gelöst werden können, werden im Vorfeld aufgeworfen. Passen wir zu Ihnen und Sie zu uns, ist der erste Schritt hin zu einer erfolgreichen Softwareeinführung getan.

Drum prüfe, wer sich ewig bindet…

Im Vorprojekt prüfen Sie gemeinsam mit Ihrem persönlichen Vertec Projektleiter, welche Prozesse mit dem Vertec Standard abgebildet werden können. Viele Zusatzfunktionen decken typische Anforderungen der Branche ab. Funktionalität, die nicht mit dem Standard und auch nicht durch die Zusatzfunktionen abgedeckt ist, kann gemeinsam spezifiziert und durch individuelle Anpassungen ergänzt werden. Im Fokus steht dabei Performance und Wartbarkeit.

Folgende Fragen werden zusätzlich im Vorprojekt betrachtet:

Wie integriert sich Vertec in die bestehende IT-Infrastruktur?
Welche Umsysteme müssen angebunden werden, z.B. Finanzbuchhaltung?
Gibt es ein Vorgängersystem?
Welche Daten müssen vom Altsystem (zwingend) migriert werden?
Welche kundenspezifischen Auswertungswünsche bestehen?
Welche Betriebsart wird angestrebt: Cloud Abo oder On-Premises?

Das Ergebnis des Vorprojekts ist ein Einführungskonzept, dass den Projektumfang beschreibt und den Aufwand der Umsetzung abschätzt. Zusätzlich werden in einem Prototyp exemplarisch einige wichtige oder sogar kritische Prozesse abgebildet, so können Sie möglichst frühzeitig spüren, wie sich die Software «anfühlt». Der Prototyp bildet die Basis für eine weitere Einführung.

Von Hauptprojekt bis Go live – agil und kundenorientiert

Auch im Einführungsprojekt bleibt der Projektleiter Ihre erste Ansprechperson. Im Falle komplexerer Projekte kommt ein «steering committee» zum Einsatz.
Entlang des Einführungskonzepts werden in gemeinsamen Workshops Prozesse definiert, in Vertec implementiert und vom Projektteam geprüft. Dabei können Prozesse auch neu gedacht und «alte Zöpfe» abgeschnitten werden. Dafür ist es wichtig, dass die Entscheidungsträger eingebunden sind. Verbesserungen an den Abläufen können so direkt erkannt und umgesetzt werden.

In dieser Projektphase baut Ihr Projektteam wichtiges Know-how über die Funktionsweise von Vertec und über die Prozesse auf. Das ist wichtig für die interne Wissensweitergabe und die langfristige Pflege des Systems. Für den Aufbau von Vertec Wissen lohnen sich die Vertec Kurse , die von der Bedienung und Einrichtung von Vertec bis zur Erstellung von Berichten und Skripts reichen. Sie bilden für Ihre Projektmitarbeiter eine gute Wissensbasis.

Sollen Daten aus einem Vorsystem übernommen werden, müssen diese genau analysiert und auf die neue Struktur in Vertec übertragen werden. Auch hier profitieren Sie als Kunde von unserer langjährigen Erfahrung. Ein Höchstmass an Informationssicherheit und Sorgfalt im Umgang mit Kundendaten bescheinigt uns unsere ISO 27001 Zertifizierung.
Sind die Prozesse umgesetzt und geprüft, die Daten für die Datenmigration aufbereitet und die Prozesse geschult, steht dem Go live nichts mehr im Wege und sie beginnen mit Vertec produktiv zu arbeiten. Mit dem Projektabschluss der Einführung übernimmt der Vertec Support und unterstützt Sie bei allen Fragen rund um den Betrieb von Vertec.

Nach dem Projekt ist vor dem Projekt – Weiterentwicklung und Pflege

Selbstverständlich partizipieren sie auch nach dem Go live beständig von der Weiterentwicklung der Software. Das Kunden-Feedback aus dem laufenden Betrieb trägt massgeblich zur Weiterentwicklung von Vertec bei. Alle Funktionen in der Vertec Software werden transparent auf unserer Knowledge Base kommuniziert. Die Knowledge Base bietet eine Detailtiefe an technischen Informationen, die es unseren Kunden ermöglicht, sich das nötige technische Wissen anzueignen und auch selbstständig Anpassungen vornehmen zu können.

Unser Support Team steht auf unterschiedlichen Kanälen wie Telefon, Mail, Chat oder WhatsApp zur Verfügung. Auch im Vertec Kundenforum können Kunden Fragen stellen, Lösungen aufzeigen, Ideen einbringen und mitdiskutieren.

Mit der Softwareeinführung beginnt bereits die Pflege. Das Know-how zu Prozessen und Softwarebedienung aus dem Einführungsprojekt sollte dokumentiert und in der eigenen Organisation weitergegeben werden. Warum es sinnvoll ist, einen «Hausmeister» in Ihrem Unternehmen zur Pflege Ihrer Softwarelösung zu haben, erklärt der Blogartikel «Ein Hausmeister für die Business Software» .

Entstehen zu einem späteren Zeitpunkt auf Kundenseite neue Anforderungen, die Erweiterungen an die Kundenlösung erfordern, steht Ihnen Ihr Projektleiter weiterhin als Ansprechpartner zur Seite. Durch die Anpassbarkeit der Software und die Nähe zu Vertec bleiben Sie flexibel und zukunftssicher.