Wie Zeiterfassung im Unternehmen gefördert werden kann

Zu welchem Typ Zeit-Erfasser gehören Sie? Sofort-Erfasser, Feierabend-Erfasser oder kurz-vorm-Wochenende-Erfasser? Sollten Sie oder Menschen in Ihrem Unternehmen zur zweiten oder gar dritten Kategorie gehören, möchte ich Ihnen in diesem Artikel Konsequenzen einer leichtfertigen Zeit- bzw. Leistungserfassung aufzeigen – und Tipps zur Verbesserung mitgeben.

Umsatzsteigerung leicht gemacht

Der Umsatz ist schon da, er muss nur noch erfasst werden. Mit diesen Worten würde man gerne all die Menschen unterstützen, die bares Geld liegen lassen. Nicht böswillig, sondern aufgrund mangelnder Disziplin bei der Zeiterfassung. Bei Vertec bevorzugen wir den Begriff Leistungserfassung, zeigt dieser doch besser auf, um was es hier eigentlich geht. Zeit, das meint zuerst mal nur Minuten, Stunden, Tage. Leistung hingegen hat man erbracht, hoffentlich mit entsprechendem Mehrwert für den Kunden und damit auch für das eigene Unternehmen.

Am gravierendsten sind Unternehmen betroffen, die nach Stunden abrechnen. Beziffern wir den Schaden in einer fiktiven Rechnung. Im Unternehmen erfassen 30 Personen Leistungen, die am Monatsende verrechnet werden. Es hat sich eingebürgert, dass "Stunden" erst zum Feierabend erfasst werden. Wir unterstellen den Mitarbeitenden einen Hang zur Untertreibung, es wird also tendenziell zu wenig Zeit auf den verschiedenen Projekten oder Mandaten erfasst. Täglich gehen pro Person 15 Minuten verloren, die fakturiert werden sollten. Das sind 7,5 Stunden am Tag.

Nehmen wir nun an, dass jede Stunde durchschnittlich zu 125 Euro verrechnet wird, haben sich bereits am ersten Tag der Woche 937,50 Euro in Luft aufgelöst. Banal hochgerechnet auf 220 Arbeitstage im Jahr vergibt das Unternehmen circa 200 000 Euro Umsatz. Und das bei "nur" 15 verlorenen Minuten. In der Schweiz rechnen wir mit CHF 150 Stundensatz und verschenken somit in Summe circa CHF 250'000.

Probleme auch bei pauschalen Leistungen

Weniger dramatisch ist die Rechnung für pauschale Leistungen. Zumindest muss hier kein direkter Umsatzverlust beklagt werden. Fehlerhaftes Erfassen von Zeiten führt jedoch zu falschen Messwerten im Controlling. Wenn für eine Projektphase 80 Stunden budgetiert und erfasst wurden, obwohl 96 Stunden geleistet wurden, geht die Rechnung nicht auf. Im schlimmsten Fall werden falsche Projektkalkulationen aber gar nicht erkannt, da der Mehraufwand der Mitarbeitenden eben nicht sichtbar wird.

Lösungsansätze für bessere Zeiterfassung

Bewusstsein schaffen

Mein Rechenbeispiel ist zwar extrem vereinfacht. Dennoch zeigt es eindrücklich auf, welche Auswirkung das Verhalten jedes Einzelnen hat. Je mehr Umsatz Ihr Unternehmen mit Stunden erwirtschaftet, die nach Aufwand verrechnet werden, desto mehr muss dies im Bewusstsein aller verankert werden.

Kultur prägen

Welche (Erfassungs-)Kultur hat sich in Ihrem Unternehmen eingeprägt? Fragen Sie doch mal drei Kolleginnen und Kollegen, wie sie ihre Leistungen genau erfassen. Sie könnten auf interessante Erkenntnisse stossen. Abhängig ist diese Kultur von Prozessen (wie soll es sein?), Gewohnheiten (wie machen wir es schon immer?) und Benutzerfreundlichkeit (wie kompliziert ist die Leistungserfassung?).

Prozess definieren

Existiert intern ein klar definierter Prozess für das Erfassen von Leistungen? Aus meiner Erfahrung gibt es fast immer Deadlines, die besagen, bis wann die Leistungen eines Monats eingetragen sein müssen. Denn daran hängt die Rechnungsstellung. Es spricht aber nichts dagegen, den Prozess ein wenig zu straffen und die Leistungserfassung am Ende des Arbeitstages zu definieren. Der nächste Schritt wäre die Erfassung vor der Mittagspause und zum Feierabend. Je näher die Erfassung an der Leistung liegt, desto genauer ist sie. Noch genauer werden die Daten, wenn die Erfassung live erfolgt. In Vertec gibt es dafür den Timer, eine Art Stoppuhr, mit der die Erfassung gestartet und pausiert werden kann. Die Funktion ist auch mobil auf Android und iOS verfügbar.

Gewohnheiten ändern

Der Timer in Vertec ist ein gutes Beispiel für eine positive Gewohnheit. Wenn alle im Unternehmen ihre Leistungen mit dem Timer "live" erfassen, wird nur noch wenig verrechenbare Zeit "verschenkt". Das funktioniert aber eben nur dann, wenn das Starten von Vertec (oder irgendeiner Alternative) so normal ist wie der Kaffee am Morgen und das Überfliegen des Posteingangs. Tools für vollautomatisierte Zeiterfassung zielen darauf ab, selbst die Gewohnheit überflüssig zu machen. Noch ist mir allerdings kein Beispiel bekannt, wo dies ohne manuelles Nachbearbeiten funktioniert.

Leistungserfassung benutzerfreundlich machen

Benutzerfreundlichkeit in der Zeiterfassung definiert sich über Aufwand, Geschwindigkeit und Verfügbarkeit. Wie viele Klicks sind nötig, um die Erfassung zu erledigen? Ist die Erfassung ohne mouse möglich? In Vertec ist die Leistungserfassung maximal prominent platziert – auf der ersten Seite nach dem Login. Sogar der aktive Cursor ist dann bereits in der Leistungserfassung startklar.

Fazit

Durch ungenaue Zeiterfassung werden jährlich Millionenumsätze verschenkt. Die Gründe sind in Prozessen, Gewohnheiten und Benutzerfreundlichkeit zu suchen. Der Schlüssel zur Verbesserung liegt im Bewusstseinswandel und einer Kultur, in der genaues, ehrliches Erfassen von Leistungen so normal ist wie der Kaffee zum Arbeitsbeginn.