Fristenkontrolle

Egal ob Sie als Rechtsanwalt, Berater oder in der Administration arbeiten: Das Einhalten wichtiger Termine und Fristen hat oberste Priorität. Mit dieser Zusatzfunktion erstellen Sie Fristen und Vorfristen und behalten diese dank übersichtlichen Ordnern und Kalenderansichten jederzeit im Blick. Das entsprechende Config Set finden Sie hier.

Anwendung

Frist anlegen

Um eine Frist zu erstellen, wird eine Aktivität erzeugt.

Damit die Aktivität zu einer Frist wird, wird einer der folgenden Typen ausgewählt:

• Frist : Dieser Typ wird ausgewählt, wenn es keinen separaten Kontrollschritt gibt (siehe anderen Typ).
• Frist mit Kontrolle : Dieser Typ wird ausgewählt, wenn es in Ihrem Workflow einen Kontrollschritt geben soll, der Zuständige also kontrolliert, ob das richtige Dokument angehängt ist, das Datum und die Beschreibung stimmt.

Dann wird der Termin sowie die zuständige Person eingetragen und die notwendigen Informationen wie Mandat, Titel, Beschreibung etc. vermerkt.

Vorfrist(en) erstellen

Um vorab an die Frist zu erinnern, können Vorfristen angelegt werden. Diese dienen zur Erinnerung, dass die Frist näher rückt. Ist ihr Termin erreicht und klar, dass die Frist eingehalten werden kann, wird die Vorfrist auf erledigt gesetzt, oder entsprechende Massnahmen eingeleitet.

Vorfristen werden auf der Frist unter Weitere Info angelegt.

Beim Klick auf den Button Vorfrist erstellen wird ein Dialog angezeigt, wo ein Datum für die Vorfrist voreingestellt ist, standardmässig jeweils im Abstand von 7 Tagen. Dieses kann hier auch noch angepasst werden.

Mit Klick auf OK wird die Vorfrist mit dem gewählten Termin erzeugt. Als Zuständiger ist automatisch der Zuständige der Frist eingetragen.

Um weitere Vorfristen zu erzeugen, klicken Sie erneut auf den Vorfrist erstellen Button. Im Dialog werden schon bestehende Vorfristen aufgelistet und das Datum für die weitere Vorfrist angezeigt, auch hier standardmässig jeweils im 7-Tage-Schritt.

Die Vorfristen werden in einem Unterordner auf der Frist abgelegt:

Ändert sich das Projekt/Mandat auf einer Frist oder einer Frist mit Kontrolle, so wird es automatisch auch auf den zugehörigen Vorfristen geändert. Alle anderen Felder auf der Vorfrist werden bei nachträglichen Änderungen der Frist nicht synchronisiert, insbesondere auch nicht der Zuständige oder der Titel.

Frist kontrollieren

Handelt es sich bei der Frist um eine Frist mit Kontrolle , wird sie vom Zuständigen auf Vollständigkeit und Richtigkeit geprüft und das Häkchen Kontrolliert gesetzt:

Bei diesem Vorgang wird automatisch der Kontrollierende sowie das Datum und die Uhrzeit der Kontrolle eingetragen.

Um das Häkchen Kontrolliert zu setzen, muss der entsprechende Bearbeiter in der Benutzergruppe Fristen kontrollieren sein.

Bei Fristen ohne Kontrolle entfällt dieser Schritt.

Frist erledigen

Spätestens, wenn der Termin der Frist erreicht ist, sollte die Frist erledigt sein. Dann wird auf der Frist das Erledigt Häkchen gesetzt (das normale Erledigt Häkchen der Aktivität) und unter Weitere Info die Erledigungsform eingetragen:

Es gibt folgende Erledigungsformen:

• Postausgang bedeutet, das zu versendende Dokument wurde verschickt, damit ist die Aufgabe der Frist erledigt.
• Frist verlängert : Wird die Frist verlängert, wird dafür eine neue Frist angelegt, wie oben beschrieben. Dies wird nicht automatisch ausgelöst.
• Frist gestrichen : Diese Option wird gewählt, wenn die Aufgabe in der Frist aus irgendwelchen Gründen nicht erledigt werden muss.

Um die Frist auf Erledigt zu setzen und die Erledigungsform einzutragen, muss der entsprechende Bearbeiter in der Benutzergruppe Fristen erledigen sein.

Eigene Fristen einsehen

Die Fristen zur Kontrolle und offenen Fristen sind Aktivitäten und werden in eigenen Listen auf dem Bearbeiter angezeigt:

Ausserdem wird mit dieser Zusatzfunktion folgende Ordnerstruktur bereitgestellt:

Ordner für die Fristenkontrolle

Im Ordner Mandatscontrolling > Fristenkontrolle stehen folgende Listen zur Verfügung:

Um den Ordner Mandatskontrolle und damit auch den Unterordner Fristenkontrolle zu sehen, muss der Bearbeiter in der Benutzergruppe Ordnerzugriff Mandatscontrolling sein.

Fristen zur Kontrolle

Enthält eine Liste aller Fristen mit Kontrolle , bei denen das Kontrolliert Häkchen noch nicht gesetzt ist.

Vorfristen erscheinen nicht in dieser Ansicht.

Offene Fristen

Enthält eine Liste aller unerledigten Fristen (mit und ohne Kontrolle).

Je näher der Termin, desto dunkler die Farbe:

• rot : Termin heute oder abgelaufen
• orange : Termin innerhalb der nächsten drei Tage
• gelb : Termin in 4 - 5 Tagen
• transparent : Termin in 6 Tagen oder später

Vorfristen erscheinen nicht in dieser Ansicht.

Fristenkalender

Im Fristenkalender wird pro Frist eine Zeile inkl. Vorfristen angezeigt.

Als Tooltipp wird der Titel der Frist angezeigt. Ein Klick auf den Button öffnet die entsprechende Frist bzw. Vorfrist in einem eigenen Tab.

Fristen nach Bearbeiter

Zeigt für einen Teamleiter alle Fristen seines Teams. Pro Teammitglied wird eine Zeile mit seinen Fristen im ausgewählten Zeitraum inkl. Vorfristen angezeigt.

Als Tooltipp wird der Titel der Frist angezeigt. Ein Klick auf den Button öffnet die entsprechende Frist bzw. Vorfrist in einem eigenen Tab.

Fallen mehrere Fristen auf einen Tag, zeigt der Tooltipp die Anzahl der Fristen. Beim Klick wird ein Auswahldialog angezeigt:

Fristen in Mandaten

Zeigt für einen Mandatsleiter die Fristen seiner Mandate im ausgewählten Zeitraum, inkl. Vorfristen.

Als Tooltipp wird der Titel der Frist angezeigt. Ein Klick auf den Button öffnet die entsprechende Frist bzw. Vorfrist in einem eigenen Tab.

Fallen mehrere Fristen auf einen Tag, zeigt der Tooltipp die Anzahl der Fristen. Beim Klick wird ein Auswahldialog angezeigt, gleich wie bei den Fristen nach Bearbeiter (siehe oben).

Erledigte Fristen

Zeigt eine Liste der erledigten Fristen im ausgewählten Zeitraum.

Vorfristen erscheinen nicht in dieser Ansicht.

Benutzergruppen / Berechtigungen

Für die verschiedenen Vorgänge werden die Bearbeiter folgenden Benutzergruppen zugeordnet und erhalten damit die beschriebenen Berechtigungen:

Anforderungen und Download

• Für diese Funktion ist die Produktlinie Expert Voraussetzung.

Wichtige Hinweise vor dem Import finden Sie im Artikel Wissenswertes zu den Zusatzfunktionen. Den genauen Importvorgang finden Sie im Artikel über die Config Sets.

Laden Sie die Zusatzfunktion mit nachfolgendem Download Link herunter:

Durch den Import des Config Sets werden folgende Objekte angelegt: