Abwesenheiten verwalten

Für die Berechnung der Sollzeiten darf das System nur wirkliche Arbeitstage berücksichtigen. Die Behandlung von Wochenenden als arbeitsfreie Tage ist einfach automatisierbar. Feiertage sind jedoch unregelmässig und ausserdem von Region zu Region verschieden. Deshalb bietet Vertec Abwesenheitslisten, welche die Erfassung von Feier- und sonstigen Frei-Tagen ermöglicht.

Abwesenheitslisten sind auf einzelnen Bearbeitern und zentral auf Bearbeitergruppen verfügbar. Sie erscheinen, wenn der Linktyp Bearbeiter-Abwesenheiten unter Einstellungen > Customizing > Linktypen aktiviert ist. Der entsprechende Ordner heisst Abwesenheiten.

Im oberen Bereich wird die Liste der Abwesenheiten von Gruppen angezeigt (ab Vertec 6.5.0.11 ist es möglich, diesen Teil auszublenden. Siehe dafür den Artikel über die Containerklassen für Abwesenheiten). Diese ist auf dem einzelnen Bearbeiter nicht beschreibbar. Es ist empfehlenswert, die gesetzlichen Feiertage und ev. Betriebsferien auf der Bearbeitergruppe Standardbenutzer zu erfassen. Falls Sie über Filialen in mehreren Kantonen verfügen, dann können Sie pro Kanton eine Benutzergruppe einrichten und die gesetzlichen Feiertage im entsprechenden Jahreskalender dort erfassen.

Spezielle Frei-Tage und Ferien der einzelnen Mitarbeiter werden in der Abwesenheitsliste im unteren Bereich erfasst. Ein Doppelklick auf eine Zeile öffnet die entsprechende Einzelmaske:

Eine Abwesenheit kann inaktiv gestellt werden. Inaktive Abwesenheiten werden von den Sollzeit- und Ferienberechnungen nicht berücksichtigt. So kann auch ein Workflow aufgebaut werden für die Validierung, Bewilligung, Genehmigung und Freigabe von Abwesenheiten. Ein Workflow für Abwesenheitsfreigaben via Benachrichtigung kann ab Vertec Version 6.6 mit dem Plug-in: Abwesenheitsfreigaben implementiert werden.

Die in den Systemeinstellungen > Projekt / Mandat hinterlegte Sperrperiode bzw. das Sperrdatum gilt auch für Abwesenheiten. Die Bearbeitung einer Abwesenheit wird gesperrt, wenn das Datum oder das Bis-Datum in der Sperrperiode oder kleiner als das Sperrdatum ist.

Ist in der Spalte Stunden nichts angegeben, bezieht sich die Abwesenheit auf die gesamte Sollzeit des Tages (oder des Intervalls).

Ein eingegebener Stunden Wert gilt pro Tag für jeden Tag der Abwesenheit. Ist dort ein Wert eingegeben, wird pro Tag nur die angegebene Zeit als Abwesenheit behandelt, das heisst, von der Sollzeit abgezogen.

Minusstunden gibt es keine, d.h. wenn die Frei-Abwesenheit an diesem Tag höher ist als die Sollzeit, dann ist die Tagessollzeit null und nicht ein Minuswert.

Der Zugriff via OCL auf das entsprechende Attribut lautet minutenAbwesend auf der Klasse Abwesenheit.

Beim Erfassen von stundenweisen Abwesenheiten zieht Vertec immer den ganzen erfassten Betrag ab. Wenn also ein 60%-Mitarbeiter mit einer Tagessollzeit von 4.8h auf einen Tag trifft mit einer Frei-Abwesenheit von vier Stunden, dann ist seine Sollzeit 0.8h, unabhängig davon, ob er an diesem Tag 60% oder 100% arbeiten würde.

Dies kann auf dem entsprechenden Bearbeiter übersteuert werden, indem für den einzelnen Bearbeiter eine benutzerspezifische Abwesenheit gleichen Datums erfasst wird.

Diese Einstellungen übersteuern den Eintrag auf der Bearbeitergruppe. Für das genannte Beispiel wird dort eine Abwesenheit für den gleichen Tag eingetragen: 60% von 4 Stunden = 2.4 Stunden. Sie tragen also eine Abwesenheit von 2.4 Stunden ein. Die Sollzeit für diesen Tag ist nun nicht mehr 0.8 h, 4.8 h - 2.4 h = 2.4 h.

Eine automatische Berechnung der anteilmässigen Ansprüche von Teilzeitmitarbeitern ist machbar und muss aber meist kundenspezifisch an die Ausnahmen angepasst werden. Ein Beispiel für die Komplexität ist der Tag vor dem Karfreitag, bei dem häufig die letzte Arbeitsstunde frei ist. Was passiert mit Teilzeitarbeitern, die nur am Donnerstagmorgen oder Donnerstags nur halbtags arbeiten? Die einfachste Lösung ist das benutzerspezifische Übersteuern solcher Feiertage wie hier beschrieben. Falls Sie Interesse an einer automatischen Berechnung der Feiertage für Teilzeitmitarbeitende haben,wenden Sie sich an ihren Vertec Betreuer.

Zusätzlich gibt es Abwesenheitstypen, welche frei definiert werden können. Jeder Abwesenheit wird ein Abwesenheitstyp zugeordnet. Abwesenheitstypen werden unter Einstellungen > Bearbeiter > Abwesenheitstypen erfasst.

Abwesenheitstypen werden unter Einstellungen > Bearbeiter > Abwesenheitstypen erfasst und beinhalten folgende Felder:

Das Feld Code ist sprachunabhängig und ermöglicht eine eindeutige Identifikation von Abwesenheitstypen. Der OCL Operator GetAbwesenheitFrei auf Bearbeiter verwendet zur Auswahl des Abwesenheitstyps den Code.

Das Feld Bezeichnung ist ein sprachabhängiges MLString-Feld. Die Bezeichnung wird als Standardanzeige (Stringrepresentation) für den Abwesenheitstyp verwendet. Bei der Information über die Abwesenheit (zum Beispiel in der Wochen-/Sollzeitübersicht bei der Leistungserfassung) wird ebenfalls dieser Text angezeigt.

Ein Abwesenheitstyp kann einer der drei Abwesenheitsarten Frei, Ferien oder Kompensation zugeordnet werden. Diese unterscheiden sich durch ihre Auswirkung auf Sollzeit, Arbeitszeit und verfügbare Ressourcenzeit. Wie sie sich auf die verschiedenen Zeitsummen auswirken, zeigt die folgende Tabelle:

Mit dem Attribut Priorität können Abwesenheiten priorisiert werden. Die Priorität wird bei der Berechnung von Abwesenheiten mit dem OCL Operator GetAbwesenheitFrei im Falle von überlappenden Abwesenheiten beachtet.

Dem Attribut muss ein Wert zugewiesen werden. Der Standardwert ist 1. Es gilt: Höherer Wert = tiefere Priorität.

Mehrere Abwesenheiten an einem Tag

Wenn mehrere Abwesenheiten an einem Tag eingetragen werden, summieren sich die Abwesenheiten nicht. Stattdessen wird nur die Abwesenheit mit der höheren Priorität von der Sollzeit abgezogen. Wenn man an einem Feiertag krank ist, werden demzufolge 8 Stunden frei anstatt krank berechnet, da Frei eine höhere Priorität hat.

Beispiel: Sie sind 50% krank geschrieben und tragen in diesem Zeitraum 4 Stunden vom Abwesenheitstyp Krank ein. Damit reduziert sich die Sollzeit um 4 Stunden. An einem Tag besuchen Sie jedoch für 4 Stunden die Berufsschule. Der Abwesenheitstyp Krank hat eine Priorität von 2, Berufsschule eine Priorität von 3.

1. Da der Abwesenheitstyp Krank eine höhrere Priorität hat, werden nur diese 4 Stunden von der Sollzeit abgezogen.
2. Um die Sollzeit von 4 auf 0 Stunden zu senken, tragen Sie 8 Stunden Abwesenheit vom Typ Berufsschule ein.

Mehrere Abwesenheiten vom gleichen Typ an einem Tag

Im speziellen Fall, dass zwei Abwesenheiten vom gleichen Typ an einem Tag eingetragen werden, wird ab Version 6.4.0.19 die Abwesenheit mit der höheren Anzahl Minuten berücksichtigt.

Grundsätzlich kann mit den Standard-Abwesenheitstypen Frei, Ferien und Kompensation alles erfasst werden. Feiertage, Krankheiten, Arztbesuche, Hochzeit, Umzugstermine etc. werden dann als Abwesenheiten vom Typ Frei erfasst und mit einem entsprechenden Kommentar versehen.

Als Variante kann zwischen Feiertag für Feiertage und Frei für individuelle Frei-Tage (Krankheit, Hochzeit etc.) unterschieden werden. Dafür erfasst man einen zusätzlichen Abwesenheitstyp der Abwesenheitsart Frei mit dem Code Feiertag.

Sollen die Freitage spezifischer unterschieden werden, können dafür separate Abwesenheitstypen eingerichtet werden. Diese werden - falls vorhanden - gemäss Personalreglement eingerichtet. Erfasst wird ein kurzer Code und in der Beschreibung sinnvollerweise die Regelung gemäss Reglement. Zum Beispiel:

• Code: Krank, Bezeichnung: Krank (max 2 Tage, Arztzeugnis ab 3.Tag), Abwesenheitsart: Frei.
• Code: Hochzeit, Bezeichnung: Hochzeit (eigene 2 Tage, Familie 1 Tag), Abwesenheitsart: Frei.

Dargestellt werden die Abwesenheiten auf dem Report Monatsübersicht mit Sollzeiten auf dem Bearbeiter:

Damit Sie Ihre ortsspezifischen Feiertage nicht von Hand erfassen müssen, steht Ihnen das Plug-in Feiertage importieren zur Verfügung, mit dem sich die gewünschten Feiertage in Ihr System importieren lassen.

Berechtigungen

Damit der einzelne Mitarbeiter seine Liste selbst bearbeiten kann, müssen folgende Berechtigungen vergeben werden:

Diese Berechtigung vergeben Sie am besten auf der Standard Benutzergruppe, da dieser Gruppe alle Mitarbeitenden zugeordnet sind.